Online Mitarbeitergespräch vorbereiten? Wir unterstützen dich dabei!

Online Mitarbeitergespräch: 5 Tipps

Es sind erst zwei Jahre vergangen, aber was für ein gewaltiger Unterschied. Vor 2020 war Homeoffice in den meisten Unternehmen undenkbar. Heute müssen sich viele erst wieder daran gewöhnen, morgens früh schick angezogen ins Büro zu fahren. Hybrides Arbeiten ist zur neuen Normalität geworden.

Nicht mehr, weil es sein muss, sondern schlichtweg, weil die Arbeit von zu Hause aus viele Vorteile bietet. Für Arbeitnehmer wie für Arbeitgeber. Dennoch erfordert vollständig ortsunabhängiges oder hybrides Arbeiten vom Durchschnittsmanager einiges an Anpassungsfähigkeit. Mal eben durch die Abteilung zu gehen, um zu sehen, wie es allen geht, spontan eine Frage zu stellen oder ein Gespräch zwischen Kollegen aufzuschnappen, ist deutlich komplizierter, wenn ein Großteil des Teams zu Hause am Laptop arbeitet. Und wie führt man ein gutes Feedback- oder Mitarbeitergespräch, wenn es an ausreichend persönlichen Kontakten mangelt?

Aber zuerst: Was ist ein Mitarbeitergespräch eigentlich?

Ein Mitarbeitergespräch ist ein Gespräch zwischen einem Arbeitnehmer und seiner Führungskraft, in dem es um die Leistung des Mitarbeiters im Hinblick auf zuvor festgelegte Ziele und Kompetenzen geht.

Ich höre dich schon denken: Ist ein Mitarbeitergespräch aus der Ferne überhaupt möglich? Wirkt das nicht zu distanziert? Nein, urteile nicht zu schnell ;-)

Im Folgenden besprechen wir 5 Tipps für Mitarbeitergespräche, an denen du dich orientieren kannst.

Tipp 1 – Die Vorbereitung ist die halbe Miete

Vereinbare lange im Voraus, worauf du den Mitarbeiter bewerten wirst und was der Mitarbeiter von dir als Führungskraft benötigt. Welche Aufgabenbereiche sind am wichtigsten, was erwartest du genau als Endergebnis und woran erkennt der Mitarbeiter, ob er auf dem richtigen Weg ist? Aber auch: Was darf dein Mitarbeiter von dir erwarten und was sorgt für eine Extraportion Arbeitsfreude? Betone, dass der Mitarbeiter um Unterstützung bitten darf, wenn es mal schwierig läuft, und kommuniziere klar, wann du selbst für Fragen oder Probleme erreichbar bist. Von zu Hause aus kann der Mitarbeiter schließlich nicht sehen, ob deine Bürotür offen steht.

Sende mindestens eine Woche vor dem Gespräch eine Agenda, damit der Ablauf keine Überraschung ist. Indem du den Mitarbeiter ausdrücklich dazu einlädst, ebenfalls Themen einzubringen, entsteht ein Dialog auf Augenhöhe und du stellst sicher, dass auch die andere Seite ausreichend zu Wort kommt.

Wusstest du, dass man auch Vorstellungsgespräche sehr gut online führen kann? Oder das Onboarding neuer Mitarbeiter? Entdecke hier die Möglichkeiten des Online-Onboardings für neue Mitarbeiter!

Tipp 2 – Lass das Ergebnis zählen

Habe als Führungskraft im Homeoffice nicht die Illusion, dass du genau verfolgen kannst, wie und wann jeder von zu Hause aus arbeitet. Aber: Ist das wirklich nötig? Für viele Funktionen ist es nicht so wichtig, wie jemand aus der Ferne arbeitet. Wenn das gelieferte Ergebnis in Qualität und Quantität stimmt, kann gerade die Flexibilität des ortsunabhängigen Arbeitens die Arbeitsfreude und Motivation steigern.

Gerade für eine Führungskraft auf Distanz ist es wichtig, den Anschluss nicht zu verlieren. Überprüfe regelmäßig, welche Ergebnisse dein Mitarbeiter liefert. Geht es besser und hast du konstruktive Kritik? Lass es nicht einfach laufen, sondern melde dich und steuere rechtzeitig gegen. Sei dabei noch proaktiver als früher. Durch das (teilweise) Arbeiten aus der Ferne entgehen deinem Mitarbeiter viele nonverbale Signale und ungeplante Interaktionen mit dir als Manager und den Kollegen.

Während der Coronapandemie haben Mitarbeiter bewiesen, dass sie sehr gut darin sind, Verantwortung zu übernehmen. Dennoch zeigt sich, dass 1 von 8 Mitarbeitern in den Niederlanden aus der Ferne per Software überwacht wurde. Lies mehr über Employee Monitoring in einem anderen Blogbeitrag, den wir dazu geschrieben haben!

Tipp 3 – Lass Kollegen sich gegenseitig bewerten

Fällt es dir durch das Arbeiten im Homeoffice oder an verschiedenen Standorten schwer, aus eigener Erfahrung zu beurteilen, wie es bei deinem Mitarbeiter gelaufen ist? Dann nutze die sogenannte „360-Grad-Feedback-Methode“. Indem du verschiedene Kollegen nach ihren Erfahrungen mit dem Mitarbeiter fragst, erhältst du wertvollen Input für das Mitarbeitergespräch.

Entwirf ein Format mit positiv anregenden Fragen, das einfach per E-Mail oder online an verschiedene Kollegen verschickt werden kann, mit denen der Mitarbeiter regelmäßig zusammenarbeitet. Behalte die Regie, aber lass den Mitarbeiter selbst bestimmen, an wen das Formular gesendet werden darf. Fordere den Mitarbeiter dabei heraus, auch kritische Kollegen zu befragen. Das kann manchmal aufregend sein, aber oft kommen die besten Tipps oder schönsten Komplimente aus unerwarteter Richtung.

Tipp 4 – Auf Distanz, aber nicht distanziert

Bei einem persönlichen Gespräch ist es nicht unüblich, fast direkt zum Punkt zu kommen. Nachdem die Kaffeetasse abgestellt wurde, geht es meist schnell los. Ein Online-Gespräch, insbesondere ein sensibles Gespräch wie ein Beurteilungs- oder Feedbackgespräch, erfordert jedoch etwas mehr persönliche Aufmerksamkeit. Investieren Sie daher mehr Zeit in den Beziehungsaufbau, bevor das eigentliche Gespräch beginnt. So wird ein Gespräch aus der Ferne kein distanziertes Gespräch.

Erkundigen Sie sich zu Beginn Ihres Meetings nach der Umgebung, in der sich der Mitarbeiter befindet. Kann er Sie gut verstehen und gibt es keine störenden Faktoren, die das Gespräch beeinflussen könnten, wie spielende Kinder oder Bauarbeiten bei den Nachbarn? Ist die Verbindung stabil oder hakt das WLAN? Solche Dinge sind wichtig, um die Haltung und Kommunikation des Mitarbeiters während des Gesprächs richtig einschätzen zu können.

Tipp 5 – Bauen Sie Ruhepausen ein

Wir haben es mittlerweile alle erlebt: Online-Meetings können echte Energiefresser sein.

Hier sind einige Beispiele, wie Sie dies verbessern können:

• Begrenzen Sie die Dauer. Sorgen Sie dafür, dass das Beurteilungsgespräch nicht länger als 45 bis 60 Minuten dauert.
• Planen Sie einen Folgetermin. Sollte sich herausstellen, dass bestimmte Punkte noch vertieft werden müssen, vereinbaren Sie einen Folgetermin.
• Pausieren Sie bei Bedarf. Merken Sie, dass die Konzentration bei Ihnen oder dem Mitarbeiter nachlässt? Schlagen Sie dann eine kurze Pause vor. Ein paar Minuten weg vom Bildschirm für einen kurzen Boxenstopp oder etwas frische Luft wirken Wunder, um das Gespräch wieder aufzufrischen.
• Reden Sie nicht zu viel. Achten Sie darauf, das Gespräch nicht zu sehr an sich zu reißen. Sprechen Sie bewusst etwas weniger, wenn Sie online kommunizieren. So vermeiden Sie die bekannte Falle, dass zwei Personen gleichzeitig sprechen, und stellen sicher, dass der Mitarbeiter ausreichend zu Wort kommt.

Mit diesen Tipps für das Homeoffice vermeiden Sie, Opfer eines Zoom-Burnouts zu werden!

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Wir bei Pluvo haben viel Erfahrung mit Online-Gesprächsführung, der Förderung und Nachverfolgung persönlicher Entwicklung sowie der Erstellung von Analysen. Kontaktieren Sie uns gerne, wenn Sie nach weiteren Tipps für Ihre Online-Beurteilungs- oder Feedbackgespräche suchen!