Compliance-Training: Was ist das und wie macht man sie unterhaltsam?

Die Gesellschaft ist von Regeln durchzogen. Dass „jeder Bürger das Gesetz kennen muss“, ist in der Praxis kaum umsetzbar. Privat nehmen wir es meist nicht allzu genau. Doch im geschäftlichen Kontext sieht das ganz anders aus. Arbeitgeber tragen eine erhebliche Verantwortung für das Wissen und die Fähigkeiten ihrer Mitarbeiter. Werden die Anforderungen von Gesetzen, Branchenverbänden oder Sicherheitshandbüchern nicht erfüllt, drohen ernsthafte Konsequenzen. Genau hier kommt die Compliance-Schulung ins Spiel.

‍

Was ist Compliance eigentlich?

Lassen Sie uns zunächst die Frage klären: „Was ist Compliance?“ Wörtlich bedeutet Compliance „Einhaltung“ oder „Regeltreue“. Sie ahnen es sicher schon: Hier geht es vor allem um Gesetze und Vorschriften. Es ist vielleicht nicht Ihr Lieblingsthema, aber die Einhaltung dieser Regeln ist heutzutage wichtiger denn je.

Seit der Finanzkrise 2008 ist Compliance, insbesondere im Finanz- und Bankensektor, ein hochaktuelles Thema. Durch die Einführung strengerer Regeln und unterschiedlichster Verfahren wollte man eine Wiederholung solcher Ereignisse verhindern. Es wurden Vorschriften gegen Betrug, Geldwäsche, Insiderhandel und vieles mehr erlassen. Angesichts der weltweiten Unruhen kamen immer mehr Regeln hinzu, bei denen man sich manchmal fragt, wie man sie als Organisation überhaupt noch erfüllen soll. Kann man wirklich sicher sein, dass man durch Geschäfte mit einem externen Kunden nicht indirekt Terrorismus finanziert? Wie hätte man ahnen können, dass das Geld der netten alten Dame aus kriminellen Machenschaften stammte?

Vielleicht erscheint Ihnen die Banken- und Versicherungswelt weit weg. Doch fast jeder hat mit Compliance zu tun, oft ohne es zu merken. Im Gesundheitswesen beispielsweise wird die Einhaltung von Regeln immer strenger überwacht, um die öffentliche Gesundheit bestmöglich zu schützen.

Sie vertrauen Ihrem Anwalt alles an, weil Sie wissen, dass er oder sie Ihre Informationen nicht weitergibt. Ihr Anwalt muss sich schließlich an den Verhaltenskodex halten, der aus Regeln besteht, die jeder Anwalt erfüllen muss. Moment mal, ist das nicht… genau! Compliance!

Ein weiteres Beispiel: Kunden entscheiden sich oft für einen ISO-zertifizierten Lieferanten oder Dienstleister, weil sie sich auf hohe Qualität verlassen wollen. Und wie erhält man eine solche offizielle ISO-Zertifizierung? Richtig, indem man alle möglichen Regeln und Bedingungen erfüllt. Also: Compliance!

‍Compliance begegnet einem überall

Kurz gesagt: Nahezu jede Branche und jeder Beruf hat mit Compliance zu tun. In einer Organisation kann es von Compliance-Themen in verschiedenen Bereichen nur so wimmeln. Es kann schließlich um alle möglichen Themen gehen, wie zum Beispiel:

• Arbeitsbedingungen (Arbeitsschutz)
• Datenschutz (DSGVO)
• Cybersicherheit
• Betrugs- und Korruptionsbekämpfung
• HACCP und Lebensmittelsicherheit
• Integrität
• Prävention von Diskriminierung und Mobbing

Wie mit diesen Themen umgegangen werden muss, unterscheidet sich natürlich je nach Berufsfeld. Ein Bauarbeiter arbeitet nun einmal anders als ein Arzt, und ein Friseur hat andere Anforderungen als eine Fachkraft in der Kinderbetreuung oder ein Buchhalter.

Warum ist Compliance so wichtig?

‍Zunächst gibt es natürlich ein ethisches Ziel: Denken Sie an den Schutz vor Risiken, die Vermeidung von Arbeitsunfähigkeit, die Schaffung von Klarheit und die Sicherung von Qualität. Das ist für Ihre Mitarbeiter sehr wichtig, und als verantwortungsbewusster Arbeitgeber stehen Sie da natürlich zu 100 % dahinter. Aber es gibt auch handfeste geschäftliche Gründe, sich mit Compliance zu befassen.

Als een toezichthoudende instantie constateert dat de regels in een organisatie worden overtreden, zijn de rapen gaar. In het gunstigste geval krijgt de werkgever een waarschuwing, maar vaak wordt er een fikse boete opgelegd. En dan hebben we het nog niet eens over de negatieve publiciteit die dan volgt. Rampzalig voor je imago bij klanten, laat staan je employer branding. Ze gaan zo, húp de prullenbak in!

‘Wordt zo’n waarschuwing of boete dan niet aan de medewerker opgelegd die de regels overtreedt?’ zou je kunnen denken. Maar zo eenvoudig ligt het niet. De verantwoordelijkheid en de informatie- en zorgplicht van een werkgever voor zijn (of haar) medewerkers wegen echter zwaar.

Als werkgever zal je moeten kunnen aantonen dat er alles aan is gedaan om de mensen  op de hoogte te stellen van de regels, en hun kennis en vaardigheden hieromtrent te toetsen.

Daar komt compliance training om de hoek kijken

Er is een werkgever dus veel aan gelegen om ervoor te zorgen dat de compliance binnen de organisatie helemaal top is geregeld. Niemand zit te wachten op boetes, ongelukken of een slecht imago. Daarom zorgt iedere zichzelf respecterende organisatie ervoor dat elke medewerker voldoende compliance training kan en zal volgen.

Compliance training komt voor in allerlei vormen. Cursussen, e-learnings en kennisplatforms zijn een belangrijk hulpmiddel  om ervoor te zorgen dat medewerkers kunnen voldoen aan alle wet- en regelgeving, cao’s, procedures en intern beleid.

Let wel op: medewerkers moeten niet alleen theoretisch op de hoogte zijn van de regels, maar ook de benodigde skills hebben om eraan te kunnen voldoen.

Dat is heel wat, vandaar dat de compliance training zelf vaak wordt uitbesteed aan een branche organisatie of extern opleidingsinstituut. Maar dat neemt niet weg dat de werkgever ervoor moet zorgen dat de benodigde informatie ook intern altijd up-to-date en toegankelijk is voor alle mensen die ermee moeten werken.

Maak compliance training daarom onderdeel van de onboarding van iedere nieuwe medewerker, en zorg ervoor dat het steeds onder de aandacht blijft van het personeel. Maak daarbij gebruik van de kracht van herhaling. Zet een onderwerp, procedure of nieuwe wet regelmatig op de agenda van het werkoverleg, zorg voor makkelijk aanklikbare linkjes op intranet en schotel ook vaste medewerkers een opfrismomentje voor.

Positieve blik op compliance

We horen je zuchten. Inderdaad, compliance is niet niks. Toch is het belangrijk om niet te verzanden in het idee dat je compliance alleen maar optuigt voor de overheid of een toezichthouder. Zet vooral een andere, positieve bril op: je kunt op allerlei gebieden door compliance goed en slim vorm te geven écht vooruitgang boeken binnen je organisatie.

We geven het je op een briefje: er is echt altijd een goede reden waarom een bepaalde handeling of procedure verplicht is gesteld. De regeltjes komen niet zomaar uit de lucht vallen. Vaak worden ze opgesteld naar aanleiding van een crisis, ongeval of ernstige fout.

Dus eigenlijk door situaties die je niet graag herhaald zou willen zien in de toekomst. Maak gebruik van die kennis!

De voordelen van compliance

Toegegeven, soms zijn wetten en procedures wat stoffig en oubollig op papier gezet, maar ze hebben echt voordelen voor een organisatie en haar medewerkers. Wat denk je bijvoorbeeld van:

• een veilige werkplek
• prettige, integere werksfeer
• beperken van risico’s
• waarborgen van kwaliteit
• duidelijkheid voor iedereen
• tevreden klanten
• gelijke behandeling
• goede employer branding, en natuurlijk, last but not least:
• geen boetes of juridische geschillen

… en zo kunnen we nog wel wat redenen verzinnen waarom het eigenlijk heel logisch en zinvol is om compliance training onderdeel te maken van ieder kennisplatform en LMS.

Zie de wetgeving en regels als kaders, die weliswaar belangrijk zijn, maar die je als organisatie ook best zelf in mag kleuren. Door in te spelen op dagelijkse situaties die voorkomen op de werkvloer, en het tempo of woorden te kiezen die passen bij jouw doelgroep werknemers.

De ‘Why’ van compliance

OK, misschien heb je na het lezen van het bovenstaande een positiever beeld gekregen van alle regels en procedures waar je als werkgever aan moet voldoen. Dan is het nu tijd voor de volgende stap. Hoe maak je dat jouw medewerkers zich met een frisse blik in de schoolbanken hijsen voor zo’n verplichte training? Hoe zorg je ervoor dat ze de opgedane kennis gaan onthouden en op cruciale momenten ook op een juiste manier toepassen?

De beste tip die we je kunnen geven: leg eerst goed uit waarom jij compliance zo belangrijk vindt. Leg daarbij niet zozeer de focus op de boetes en waarschuwingen (hoe belangrijk ook!) maar geef vooral antwoord op de vraag: ‘What’s in it for me?’.

Dat hoeft niet zo moeilijk te zijn. Persoonlijke veiligheid, heldere werkwijze, prettige werksfeer, gebruiksvriendelijke apparatuur en fijne onboarding zijn allemaal onderwerpen waar vrijwel iedere medewerker warm voor loopt. Die redenen zijn begrijpelijk, bijna tastbaar en ze raken mensen persoonlijk. Het wordt onderdeel van hun belevingswereld. Als je het goed aanpakt wordt compliance zelfs een belangrijk station op hun employee journey. Dan durven collega’s elkaar ook aan te spreken, als ze zien dat de ander zich niet houdt aan de regels.

Combineer het nuttige met het aangename

Nóg een gouden tip: voorkom saaiheid. Maak compliance training vooral prettig en verrassend voor je medewerkers.

Met een sprankelende ervaring loop je de meeste kans dat die belangrijke lesstof werkelijk top of mind blijft.

Hoe je dat doet? We geven je graag wat tips mee.

1. E-learning: flexibel en prettig

Leren op jouw eigen favoriete plek, op de tijd die jou uitkomt en in het tempo dat bij jou past. E-learning, of asynchroon leren, is niet voor niets in korte tijd heel populair geworden. Ook voor de organisatie heeft het voordelen. Lessen hoeven niet altijd te worden georganiseerd onder werktijd, er kan op ieder moment worden ingestapt door nieuwe deelnemers en het huren van klaslokalen is niet nodig.

Nu werkt het niet zo dat je simpelweg klaar bent door alle oude cursusboeken te digitaliseren en online te zetten.

Asynchroon leren vraagt wel wat voorbereiding en onderhoud om deelnemers te trekken én te houden. Lees daarom onze tips voor het maken van e-learnings.

2. Kennissnacks

Niemand zit te wachten op dikke boeken, lappen tekst of lange monologen, die een behoorlijk beslag op je agenda leggen. Knip kennis op in kleine, aantrekkelijke hapjes, ook wel microlearnings of kennissnacks genoemd. Serveer de snacks in allerlei vormen: een podcast, video, gifje of korte quiz.

Voor welke vorm je ook kiest, houd de lessen kort en krachtig. Ze heten niet voor niets micro. Je moet ze ongeveer in 3 minuten kunnen afronden. Verzamel ze op een centrale plek, bijvoorbeeld op je kennisplatform. Dan kun je ze makkelijk terugvinden.

Denk aan de kracht van de herhaling. Verstop microlearnings op diverse plekken, zoals in een online nieuwsbrief, magazine of mail. Voeg in de tekst een linkje toe naar de betreffende les, waar de medewerker bijna ongemerkt nieuwe kennis opdoet, of oude kennis opfrist.

3. Multimedia

Houd de aandacht van de cursist vast door verschillende vormen te gebruiken. Voeg duidelijke afbeeldingen toe, werk met video’s en ondersteunende audio. Door geschreven tekst te mixen met andere media, maak je het niet alleen aantrekkelijker.

Zet op verschillende media in, dan bereik je een groter publiek, en dat is juist bij compliance training natuurlijk heel belangrijk. Ieder mens heeft zijn eigen leerstijl en zal op een andere manier kennis tot zich willen en kunnen nemen. De een is visueel ingesteld, de ander leest makkelijk en een derde luistert liever. Spreek dus zoveel mogelijk zintuigen aan.

4. Praktijkgericht

Laat in de compliance trainingen zoveel mogelijk praktijksituaties terugkomen. Dat maakt compliance een stuk concreter en begrijpelijker. Door te laten zien welke keuzes er dagelijks gemaakt kunnen worden op de werkvloer, wordt de zin van een bepaalde regel of wet direct duidelijk bij de cursist. Daar kan geen theorie tegenop.

Scenario-gebaseerd leren wordt nog leuker en verrassender door foto’s en video’s te maken in het eigen bedrijf op de werkvloer, waarbij je geen acteurs inhuurt maar collega’s een rol laat spelen. Dan krijg je ultieme herkenbaarheid. Heb je veel niet-Nederlandstalige medewerkers? Maak dan filmpjes in verschillende talen, of zorg voor meertalige ondertiteling.

5. Gamification

Zorg voor tweerichtingsverkeer door een interactief programma te gebruiken in je compliance training. Met spelelementen wordt een cursus verrijkt en interessanter. Door gamification in te zetten, wordt een cursist direct wakker geschud en in de actiemodus gezet. De geleerde kennis kan worden gebruikt om punten te verdienen, of een competitie aan te gaan met andere collega’s. Spelen maakt iets los bij mensen. Ze willen scoren en gaan op een positieve manier de strijd aan.

Een paar voorbeelden van gamification die je zou kunnen inzetten:

• een kennisquiz op verschillende niveaus
• virtueel nabootsen van diverse scenario’s
• interactieve afbeeldingen

Verbind je ook nog een beloning aan de beste prestaties (dat kan van alles zijn, van een certificaat of eervolle vermelding tot een leuk prijsje), dan zorg je voor extra motivatie.

De bouwstenen voor jouw compliance training

Hebben we je al geïnspireerd om aan de slag te gaan met compliance? Dan willen we je tot slot nog even meenemen in een slimme opbouw.

• Doe het niet alleen: procedures, wet- en regelgeving zijn best complex. Het is een goed idee om samen met een multidisciplinaire groep mensen aan de slag te gaan. Ieder brengt eigen expertise mee, en kan een onderwerp van een andere kant belichten. Begin met interne stakeholders, maar gun jezelf de luxe om op tijd een externe expert in te schakelen.
• Maak een ‘boodschappenlijstje’: we zeiden het al eerder: iedere branche, zelfs elke organisatie heeft andere eisen en wensen als het gaat om compliance. Maak een inventarisatie van de relevante wetgeving en procedures die passen bij jouw organisatie. Is het veel en complex om in één keer in te voeren? Maak een onderscheid tussen need to have en nice to have, en faseer de implementatie.
• Stel een flexibele training samen: door de training op te bouwen uit verschillende modules creëer je optimale flexibiliteit. Dat maakt dat je beter kunt inspelen op verschillende kennisniveaus, studietempo en zelfs talen. Verandert een wet, of zijn er nieuwe procedures? Dan kun je de training snel updaten.
• Gebruik verschillende studiemethodes: zorg dat er voor iedere studievoorkeur een optie is. Varieer met e-learning, flipped classrooms, webinars en old school lessen op locatie.
• Ergebnisse überwachen: Gerade bei Compliance-Themen ist es besonders wichtig, dass das Wissen und die Fähigkeiten Ihrer Mitarbeiter stets auf dem neuesten Stand sind. Nutzen Sie daher Ihr LMS, um den Fortschritt der Lernenden und die Gültigkeit ihrer Zertifikate zu überprüfen. Nähert sich das „Verfallsdatum“ eines Mitarbeiters? Dann senden Sie rechtzeitig eine Einladung zur Auffrischung!

Compliance-Schulungen mit Pluvo erstellen

Pluvo ist ein leistungsstarkes Tool für Compliance, da es umfassende Berichtsfunktionen mit benutzerfreundlichen Funktionen für das Schulungsmanagement kombiniert. Die Plattform ermöglicht es Ihnen, detaillierte Übersichten über den Fortschritt und die Leistungen der Mitarbeiter zu erstellen, einschließlich Zertifizierungen und deren Ablaufdaten. Sie können schnell nach Datum und Gültigkeit filtern, sodass Sie sofort sehen, welche Zertifikate bald ablaufen oder bereits abgelaufen sind.

Darüber hinaus macht es Pluvo einfach, E-Learnings zu erstellen und Präsenzveranstaltungen zu organisieren, bei denen Sie mühelos nachverfolgen können, wer an welchen Sitzungen teilgenommen hat. Diese kombinierte Funktionalität bietet eine All-in-One-Lösung für das Management von Compliance-Schulungen, mit der Sie den Status pro Abteilung oder Team überwachen und proaktiv handeln können, um sicherzustellen, dass alle Mitarbeiter die erforderlichen Schulungen und Zertifizierungen erfüllen. Dies minimiert nicht nur das Risiko von Compliance-Verstößen, sondern sorgt auch dafür, dass Ihre Organisation bei ihren Compliance-Bemühungen effizient und gut organisiert bleibt.

Testen Sie Pluvo selbst und entdecken Sie, wie einfach die Verwaltung von Compliance-Schulungen sein kann – fordern Sie jetzt eine kostenlose Demo an!

Benötigen Sie weitere Ideen für intelligente Compliance-Schulungen?

Wir bei Pluvo haben jede Menge davon! Eine Wissensplattform, die auch wirklich genutzt wird, um Compliance-Themen zu verankern? Unterhaltsame Spiele und Wissens-Häppchen zu Gesetzen? Von intelligenten Online-Lösungen bis hin zu kreativen Tipps: Wir haben das Know-how. Kontaktieren Sie uns gerne. Wir denken gerne mit Ihnen mit!