Onboarding in der Lebensmittelindustrie: Mehr Qualität und Zufriedenheit

Wir haben es bereits in verschiedenen Blogs erwähnt: Ein gutes, herzliches Onboarding ist entscheidend, um neue Mitarbeiter an das Unternehmen und das Team zu binden. Doch Onboarding verhindert nicht nur eine frühzeitige Fluktuation, es ist auch essenziell für die Qualität und Sicherheit am Arbeitsplatz. Und genau das ist in der Lebensmittelindustrie ein absolutes Muss.

‍

Onboarding: Ein Schritt weiter als die reine Einarbeitung‍

Vielleicht wirkt der Begriff „Onboarding“ auf Sie wie der x-te hippe HR-Begriff. Wie eine schicke englische Bezeichnung für das klassische „Einarbeitungsprogramm“. Wir sehen jedoch einen feinen Unterschied. Während sich die Einarbeitung früher hauptsächlich auf praktische Dinge beschränkte (wie: Wo melde ich mich krank, wann bekomme ich mein Gehalt und wie funktioniert der Kaffeeautomat), geht ein gutes Onboarding viel tiefer. Man identifiziert sich mit dem Unternehmen, verinnerlicht die Mission und Vision und wird so in kürzester Zeit ein echter Teil des Ganzen. Jemand beschrieb es einmal treffend als: „Man wird direkt in den Unternehmensfarben lackiert.“

Ein Mitarbeiter, der wirklich an Bord seines neuen Arbeitgebers gegangen ist, weiß nicht nur, welche Regeln einzuhalten sind, sondern auch, warum diese so wichtig sind.

Dieses Bewusstsein ist ein hohes Gut. Sollte einmal ein Fehler passieren (und seien wir ehrlich, wir sind alle nur Menschen, das kann immer vorkommen), wird der Mitarbeiter nicht zögern, sofort Bescheid zu geben und Maßnahmen zur Fehlerbehebung zu ergreifen.

Warum Onboarding in der Lebensmittelindustrie besonders wichtig ist‍

Der Mehrwert eines guten Onboardings in der Lebensmittelbranche ist enorm. Sobald falsche – geschweige denn gefährliche – Inhaltsstoffe in Lebensmittel gelangen, ist der Schaden groß. Ein kleiner Moment der Unachtsamkeit kann schließlich schwerwiegende Folgen für die öffentliche Gesundheit haben. Ganz zu schweigen vom Reputationsschaden für den Hersteller, der nach einem unglücklichen Vorfall noch jahrelang nachwirken kann.

Es ist also kein Zufall, dass Unternehmen in dieser Branche viel Aufmerksamkeit auf HACCP-Normen und gute, sichere Produktionsprozesse legen.

Darüber hinaus ist es auch in der Lebensmittelindustrie eine Herausforderung, das richtige Personal zu finden und zu halten. Die Produkte sind oft saisonabhängig, die Arbeitsbedingungen manchmal hart und die Konkurrenz durch andere Arbeitgeber ist groß. Das führt bei vielen Arbeitgebern in der Lebensmittelbranche zu einer hohen Fluktuation. Intensives Onboarding kann hier wie ein willkommener Magnet wirken. Die Menschen arbeiten motivierter, weil sie wissen, welchen Beitrag sie zum Unternehmen leisten, und sich dadurch als wichtiger und geschätzter Teil des Ganzen fühlen.

Praktische Onboarding-Tipps‍

Natürlich hat jedes Unternehmen seine eigene Identität, genau wie die Menschen, die dort arbeiten. Dennoch möchten wir Ihnen einige Tipps mit auf den Weg geben, von denen wir aus Erfahrung wissen, dass sie das Onboarding-Programm in einem Lebensmittelunternehmen ein gutes Stück voranbringen können.

1. Heißen Sie jeden neuen Mitarbeiter willkommen

Im Idealfall hat jeder Mitarbeiter, unabhängig von seiner Funktion oder hierarchischen Position im Unternehmen, einen Mehrwert für Ihr Unternehmen. Andernfalls hätten Sie die Stelle schließlich nicht ausgeschrieben. Bieten Sie daher ausnahmslos jedem neuen Kollegen, vom Reinigungspersonal bis zum Finanzdirektor, ein Onboarding-Programm an.

Damit meinen wir übrigens nicht, dass dieses Programm für jeden gleich aussehen muss. Ganz im Gegenteil. Wenn Sie individuell auf das Wissen, die Erfahrung und die Rolle des Einzelnen eingehen, profitieren sowohl der Mitarbeiter als auch das Unternehmen optimal vom Onboarding.

Tipps, wie Sie ein Einarbeitungsprogramm persönlich gestalten können, finden Sie zum Beispiel in unserem Blog zu diesem Thema.

2. Beginnen Sie bereits vor dem ersten Arbeitstag

Warten Sie mit dem Willkommensgruß für Ihren neuen Mitarbeiter nicht bis zum ersten Arbeitstag. Halten Sie die noch so frische Beziehung warm! Rollen Sie den roten Teppich rechtzeitig aus. Denken Sie zum Beispiel an:

• Das Versenden einer herzlichen E-Mail an den Mitarbeiter, in der Sie neben einem feierlichen Willkommensgruß auch das Programm für den ersten Tag mitteilen. Tun Sie dies so schnell wie möglich nach dem Vertragsgespräch. Erwähnen Sie in der E-Mail nicht nur, wo sich der Mitarbeiter melden muss und um wie viel Uhr, sondern auch, wen er oder sie treffen wird. Muss sich der neue Kollege auf den Tag vorbereiten? Dann senden Sie die Dokumente oder einen Link zu den entsprechenden Informationen direkt mit.
• Die Bereitstellung der technischen Hardware wie Telefon, Laptop, Tablet oder Scanner. Selbstverständlich bereits komplett mit der notwendigen Software und den Zugangsdaten ausgestattet. Wird ein Transponder oder Schlüssel für den Zugang zum Arbeitsort benötigt? Senden Sie ihn zu oder sorgen Sie dafür, dass er bereitliegt, sobald sich der neue Kollege meldet.
• Das Erstellen eines persönlichen Kontos, das den Zugriff auf das Intranet, das HR-System und die persönliche Lernumgebung ermöglicht.
  

3. Die Einführung

Werfen Sie Ihre neuen Mitarbeiter am ersten Arbeitstag nicht ins kalte Wasser, indem Sie sie sofort an die Arbeit schicken. Im Idealfall wird der neue Kollege noch viele Jahre produktiv für Ihr Unternehmen tätig sein. Reservieren Sie den ersten Arbeitstag daher unbedingt für einen Rundgang durch den Betrieb und einen ersten Einstieg in die Einarbeitung.

Ermöglichen Sie dem neuen Mitarbeiter ein persönliches Kennenlernen mit direkten Kollegen und wichtigen Schlüsselpersonen im Unternehmen. Vergessen Sie dabei nicht, auch ein Treffen mit der Geschäftsführung zu organisieren, egal wie voll deren Terminkalender ist. Einander in die Augen schauen zu können, schafft eine stärkere Verbindung als ein Foto im Mitarbeiterverzeichnis oder eine automatisch generierte E-Mail.

Widmen Sie bereits am ersten Tag den Werten und Normen des Unternehmens ausreichend Aufmerksamkeit. Wann wurde das Unternehmen gegründet, wer sind die wichtigsten Kunden und wie sieht die Zukunftsvision aus?

Auch die Unternehmenskultur ist wichtig. Wie geben Sie sich gegenseitig Feedback, gibt es neben der Arbeit auch Raum für Entspannung und wird der Austausch von Ideen gefördert?

4. Die Einarbeitung

Nach der ersten Einführung ist es im Rahmen des Onboardings Zeit für die intensivere Einarbeitung. Erstellen Sie hierfür ein detailliertes Trainingsprogramm, das dem Mitarbeiter hilft, die Prozesse, Systeme und die Rollenverteilung innerhalb der Organisation zu verstehen. Dies wird natürlich für jede Funktion anders aussehen.

Durch den Einsatz einer Online-Wissensplattform können Sie recht einfach auf individuelle Unterschiede eingehen und nicht nur beim Wissensstand, der Dauer und der Intensität des Onboardings variieren, sondern beispielsweise auch bei der Sprache.

Darüber hinaus lassen sich Informationen, etwa bei neuen Arbeitsprozessen oder geänderten Gesetzen und Vorschriften im Bereich der Lebensmittelsicherheit, problemlos aktualisieren.

Sorgen Sie neben dem E-Learning auch dafür, dass der Mitarbeiter am Arbeitsplatz selbst ausreichend eingearbeitet und unterstützt wird. Stellen Sie dem Mitarbeiter daher einen Mentor oder Buddy zur Seite: einen erfahrenen Kollegen, der bei Fragen helfen kann und dabei unterstützt, gut in der Abteilung anzukommen. Auch soziale Events, wie ein gemütliches Feierabendbier oder ein Betriebsausflug, können dabei eine wichtige Rolle spielen.

5. Dranbleiben und vorausschauen

Ist es Ihnen gelungen, ein gutes Onboarding-Programm zusammenzustellen und umzusetzen? Herzlichen Glückwunsch! Vergessen Sie jedoch nicht, auch nach den ersten Arbeitswochen weiter in die Zukunft zu blicken. Um Ihre Mitarbeiter zu binden und vor allem zu motivieren, ist es wichtig, regelmäßig zu prüfen, wie es läuft. Bleiben Sie also nicht nur beim Start stehen, sondern schenken Sie der Employee Journey ausreichend Aufmerksamkeit.

Ist alles klar und arbeitet er oder sie wie gewünscht? Gibt es vielleicht Zukunftswünsche und Entwicklungsmöglichkeiten?

Natürlich trägt jeder Mensch eine eigene Verantwortung, wenn es um die Schaffung von Arbeitsglück und Sinnhaftigkeit geht, aber vergessen Sie nicht, dass die Hemmschwelle, hierfür tatsächlich die richtigen Schritte zu unternehmen, für manche Kollegen einfach zu hoch sein kann. Zum Beispiel durch kulturelle Unterschiede, eine Sprachbarriere oder eine zurückhaltende Persönlichkeit. Deshalb schadet es nicht, als Führungskraft oder HR-Berater proaktiv und einladend auf die Mitarbeiter zuzugehen.

‍

Benötigen Sie weitere Ideen?

Verschiedene Unternehmen in der Lebensmittelbranche haben die Vorteile von Pluvo bereits entdeckt, daher verfügen wir über zahlreiche Best Practices, die wir gerne mit Ihnen teilen. Nehmen Sie daher gerne Kontakt mit uns auf!