Soziale Onboarding aus der Ferne: So gelingt es!

Soziale Onboarding aus der Ferne: So gelingt es!

Ganz oben auf der Liste der Dinge, die während des Lockdowns am meisten vermisst werden, stehen die sozialen Kontakte. Natürlich ist es schade, dass man nicht mal eben ausgiebig shoppen gehen kann oder wochenlang mit einer Corona-Frisur herumlaufen musste. Doch das Fehlen all der vertrauten Gesichter aus dem Umfeld setzt vielen Menschen schwer zu. Und damit meinen wir nicht nur Familie und Freunde.

Auch die tägliche Interaktion mit Kollegen steht mittlerweile ganz oben auf unserer Wunschliste.

Glücklicherweise wissen wir, dass am Ende des Tunnels ein Licht wartet. Dass wir uns bald wieder persönlich in die Augen schauen können. Aber was ist, wenn man noch gar nicht weiß, wen man vermisst und wonach man sich sehnt?

Was, wenn man mitten in der Pandemie den Arbeitgeber gewechselt hat und noch niemanden persönlich kennt? Das kann sich sehr einsam anfühlen. Wie verlockend ist es dann, wieder umzukehren und in das vertraute Arbeitsumfeld zurückzukehren?

Verhindern Sie, dass Ihr neuer Mitarbeiter im Nebel verloren geht. Bieten Sie ein warmes Sicherheitsnetz, machen Sie ihn zum Teil des Teams und integrieren Sie ihn so schnell wie möglich in die Unternehmenskultur.

Das freut den neuen Kollegen und natürlich auch Sie als neuen Arbeitgeber!

Vielleicht helfen Ihnen diese Tipps für ein soziales Onboarding weiter.

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Dieses Dokument enthält eine Reihe entscheidender Punkte, die Teil der Einarbeitungsphase eines neuen Kollegen sind. So vergessen Sie nichts und können direkt loslegen!

1. Rollen Sie den roten Teppich aus der Ferne aus – und zwar vor dem ersten Arbeitstag

Zwischen der Vertragsunterzeichnung und dem eigentlichen Start liegt immer eine Grauzone.

Der Mitarbeiter muss noch das Studium oder das alte Arbeitsverhältnis abschließen, was mit vielen Emotionen verbunden ist. Ein Kapitel abzuschließen ist schließlich ein großer Schritt.

Dann ist es schön zu wissen, dass es ein neues Team gibt, das einen mit offenen Armen empfängt. Das es kaum erwarten kann, einen in eine herzliche Gemeinschaft aufzunehmen.

Machen Sie es greifbar und rollen Sie den roten Teppich aus der Ferne aus. Schicken Sie dem neuen Kollegen nicht nur die formellen Unterlagen, das Telefon und andere Pflichtaufgaben.

Gerade eine Flasche Champagner, ein Blumenstrauß oder ein Shirt mit Firmenlogo auf der Fußmatte bewirken Wunder. Sie vermitteln das Gefühl: „Hey, ich gehöre dazu!“

2. Stellen Sie jedem neuen Kollegen einen eigenen Buddy zur Seite

Dieser Tipp ist gerade jetzt besonders wichtig, aber wir möchten ihn auch für die Zeit nach Corona etablieren.

Denn seien wir ehrlich: Diese Vorstellungsrunde am ersten Tag war eigentlich eine Qual. In kürzester Zeit prasselten Dutzende neue Gesichter und Namen auf einen ein, die man am Ende des Arbeitstages schon wieder vergessen hatte.

Trotz aller guten Absichten fühlte man sich wie ein Fremdkörper.

Es ist viel angenehmer und hilfreicher, jedem neuen Mitarbeiter einen persönlichen Buddy zuzuweisen. Jemand mit ausreichend Erfahrung im Unternehmen, der sich ein paar Mal pro Woche Zeit nimmt, um den neuen Kollegen mit dem Betrieb vertraut zu machen. Dieser Buddy kann praktische Dinge regeln und für ein gutes Einarbeitungsprogramm sorgen.

Maar hij of zij is er ook voor de informele ‘praatjes pot’. Vergeet die vooral niet, want die zijn juist sfeerbepalend en heel belangrijk om in een nieuwe omgeving te kunnen settelen. 

Extra voordeel van zo’n individuele setting is dat het ook nu mogelijk is om elkaar coronaproof live te ontmoeten.

Maak daar zoveel mogelijk gebruik van. Het is niet alleen goed om in het echt op de werklocatie rond te struinen, face to face contact geeft ook veel meer verbinding dan welke videocall of telefoongesprek ook. 

3. Handel met voorkennis

Heeft de nieuwe collega een assessment gedaan voordat de handtekening werd gezet onder het arbeidscontract? Maak daar gebruik van, juist in die belangrijke eerste aanlooptijd. 

Ieder mens steekt anders in elkaar en heeft een eigen favoriete manier van werken en communiceren. Nu we grotendeels op afstand werken, is het een stuk lastiger om erachter te komen hoe de nieuwe collega het liefste werkt en benaderd wil worden.

Met het assessment heb je belangrijke informatie op een zilveren schaaltje gekregen, die je niet onbenut moet laten. 

Ga vooral niet in een achterkamertje zitten neuzen in een psychologische rapportage. Het is júíst heel goed om met iemand te praten over zijn talenten en drijfveren. Je weet dan precies waar hij blij van wordt en waar je rekening mee kunt houden. 

Laat iemands persoonlijke ‘gebruiksaanwijzing’ ook een normaal gespreksonderwerp zijn binnen een team. Het geeft verbinding en herkenning tussen collega’s. Het gaat ook niet altijd om heel zware onderwerpen: alleen al het antwoord op de vraag of iemand een ochtend- of avondmens is werkt heel verhelderend.

Hoe handig is het om te weten of je je nieuwe collega fris en fruitig kunt verwachten bij de dagstart, of dat hij dan eerst nog rustig moet opdrogen achter een bak koffie?

4. Maak plezier

Natuurlijk is het belangrijk om functioneel zaken te bespreken en te blijven vergaderen. Werk is werk, en daar worden we voor betaald. Allemaal waar. Maar plan ook tijd om informeel ‘samen te scholen’, zelfs al is dat nu beperkt tot een beeldscherm.

Samen kletsen over ditjes en datjes, even lachen of een Netflix-serie aanraden vormt juist het cement van iedere organisatie. En het geeft de nieuwkomer bovendien de mogelijkheid om te integreren in de bedrijfscultuur.

Plan dus tijd in voor fun. Een ‘digitale thee’ waar iedereen vanuit huis aanschuift als het past in zijn agenda, een doorlopend online koffieplein of een virtuele vrijdagmiddagborrel met als voordeel dat je al thuis bént en dus makkelijk een wijntje kunt pakken: top!

Houd als manager (of buddy) wel in de gaten dat de nieuwe collega niet wordt ondergesneeuwd. Stel af en toe een vraag of maak een opmerking zijn of haar kant uit, zodat ook de gesettelde teamleden bewust aandacht besteden aan hun verse collega.

Is er misschien animo voor een online event? Er is, zelfs met alle beperkingen, toch meer mogelijk dan je waarschijnlijk denkt. Een leuke pubquiz, virtuele rondleiding door een museum, een fotowedstrijd of een Bedrijfsommetje, waarbij wordt gestreden om de eerste plaats; het geeft nét een beetje meer sjeu aan een team en verhoogt het ‘wij-gevoel’. 

5. Communiceer

Als uitsmijter een opmerking die misschien voelt als een open deur, maar toch vaak wordt vergeten: te véél communicatie bestaat niet. Het is fijner om meer dan voldoende informatie te hebben, dan in het ongewisse te blijven en niet eens te weten wat je mist. 

Als je thuis in je bubbel werkt, mis je de communicatie die in een normale situatie vaak ongemerkt plaatsvindt. Op kantoor of locatie pik je veel signalen op in de wandelgangen of bij een toevallige ontmoeting bij het koffieapparaat.

Nu ben je, zeker als nieuwkomer, afhankelijk van geplande online meetings, of van telefoontjes of e-mails die binnenkomen.

Plan in Ihrem Onboarding-Programm daher besonders viele Kommunikationsmomente ein, am besten aus verschiedenen Perspektiven und Abteilungen. Nutzen Sie dafür idealerweise unterschiedliche Kanäle. Wechseln Sie zwischen Telefon, E-Mail, Intranet und persönlichem Kontakt. Das sorgt nicht nur für Abwechslung, sondern erhöht auch die Wahrscheinlichkeit, dass der neue Mitarbeiter Informationen auf die Art und Weise aufnimmt, die am besten zu seinen persönlichen Vorlieben passt.

Online-Lösungen

‍Gerade in der heutigen Zeit muss vieles im Onboarding aus der Ferne geschehen. Glücklicherweise gibt es immer mehr Möglichkeiten, neue Kollegen virtuell gut einzuarbeiten. Pluvo ist Experte für den digitalen Wissensaustausch, daher haben wir dazu viele Ideen. Kontaktieren Sie uns gerne, wir unterstützen Sie dabei!