Interne Kommunikation: Halten Sie Ihre Mitarbeiter informiert & inspiriert!

Gute Kommunikation ist vielleicht die schwierigste Sache der Welt. Das gilt für Privatbeziehungen, aber auch im geschäftlichen Bereich. Das reine Teilen von trockenen Fakten und Neuigkeiten ist vielleicht noch nicht so spannend. Doch gerade der Subtext, das Timing, die emotionale Aufladung von Worten und das Gefühl, das dadurch entstehen kann – genau da liegt der Hund begraben.

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Interne Kommunikation: Was ist das eigentlich?‍

Bei der internen Kommunikation geht es nicht um Nachrichten an Kunden, potenzielle Bewerber oder Dienstleister. Wir sprechen von interner Kommunikation, wenn es um den Prozess des Informationsaustauschs und der Interaktion innerhalb einer Organisation geht. Dies umfasst alle Ebenen: zwischen Management und Mitarbeitern, aber auch zwischen den Kollegen untereinander.

Dabei geht es immer um einen Sender (oder eine Gruppe von Sendern) und einen Empfänger (oder eine Gruppe von Empfängern). Kommunikationsmittel werden eingesetzt, um eine Botschaft zu übermitteln oder Informationen vom Sender zum Empfänger und umgekehrt auszutauschen. Das klingt natürlich nach einem sehr noblen Bestreben und einem klaren Prozess. Doch während des Austauschs kann es zu Störungen kommen. Botschaften werden vom Empfänger anders aufgefasst, als der Sender es beabsichtigt hatte. Oder die Information wird schlichtweg nicht verstanden oder ruft Widerstand hervor. Und dann ist der Ärger vorprogrammiert.

Warum ist die Kommunikation mit Ihren Mitarbeitern so wichtig?‍

Ohne Übertreibung: Effektive interne Kommunikation ist das Schmiermittel für Ihre Organisation. Wenn Sie es richtig angehen, profitieren Sie schnell auf verschiedenen Ebenen. Um nur einige zu nennen:

• Wissenstransfer
  Eine neue Arbeitsweise, geänderte Vorschriften, Systeme oder Geräte oder eine Umstrukturierung: nur einige Beispiele, die große Auswirkungen auf den Arbeitsalltag haben können. Als Arbeitgeber haben Sie eine wichtige Fürsorge- und Informationspflicht gegenüber Ihren Mitarbeitern. Wenn Sie den internen Wissensaustausch jedoch richtig angehen, vermeiden Sie nicht nur Bußgelder. Es macht das Arbeitsumfeld auch deutlich klarer und sicherer.
  
• Mehr Mitarbeiterbindung
  Gute Kommunikation innerhalb einer Organisation vermittelt den Mitarbeitern ein Gefühl von Transparenz, Vertrauen und Sicherheit. Sie fühlen sich gehört und wertgeschätzt, wissen, was vor sich geht, und fühlen sich dadurch stärker mit ihrem Arbeitgeber und ihren Kollegen verbunden.
  
• Höhere Produktivität
  Wenn Sie rechtzeitig und klar kommunizieren, sind die Mitarbeiter gut informiert und Sie vermeiden Missverständnisse und Unklarheiten. Die Leute wissen genau, was von ihnen erwartet wird, und ziehen am selben Strang. Sie arbeiten effektiver und effizienter, und die Produktivität steigt deutlich. Das freut nicht nur die Mitarbeiter selbst. Es sorgt auch für ein breites Lächeln beim Management!
  
• Fördert die Zusammenarbeit
  Offene interne Kommunikation verhindert das Silodenken. Die Kommunikation schlägt stabile Brücken zwischen den Abteilungen, und die Menschen fühlen sich auch individuell stärker miteinander verbunden. Dadurch entsteht ein Arbeitsumfeld, in dem es selbstverständlich ist, Ideen auszutauschen, Probleme gemeinsam zu lösen und sich gegenseitig Feedback zu geben. Das macht eine Organisation nicht nur produktiver, sondern auch innovativer.
  
• Verhindert Personalfluktuation
  Gute interne Kommunikation bewirkt Wunder für die Employee Experience in Ihrem Unternehmen. Die regelmäßige, klare Informationsweitergabe wird von den Mitarbeitern als positiv und unterstützend empfunden und steigert die Mitarbeiterzufriedenheit erheblich. Da sie sich gehört fühlen und sich stärker mit der Organisation identifizieren, werden sie sich weniger schnell für eine Karriere bei einem Konkurrenten entscheiden. Sie sind schließlich bereits attraktiv genug als Arbeitgeber.

Wie sorgen Sie für eine optimale interne Kommunikation?‍

Es dürfte klar sein: Die Bedeutung einer guten Kommunikation mit Ihren Mitarbeitern ist groß. Es gibt verschiedene Wege, dies sicherzustellen. Wir geben Ihnen natürlich ein paar Tipps!

1. Internes Wissensportal

Es mag wie Eigenwerbung klingen, aber im Ernst: Ein zentraler Online-Ort, an dem Mitarbeiter interne Neuigkeiten und Schulungen finden können, funktioniert. Fast jeder hat ein Smartphone zur Hand und weiß, wie man sich einloggt und Informationen sucht. Nutzen Sie das, indem Sie eine benutzerfreundliche Wissensplattform einrichten, die leicht an den Nutzer angepasst werden kann und somit dem Wissensstand und dem Informationsbedarf entspricht.

Ein solcher Filter ist ziemlich wichtig. Denn LKW-Fahrer Peter oder Monteurin Stefanie haben nun einmal andere Vorkenntnisse und Interessen als Finanzcontroller Jan.

Kommunizieren Sie zu kompliziert, steigt der eine wahrscheinlich aus, und ist die Information zu einfach, fühlt sich der andere nicht ernst genommen. Deshalb: Filtern und sich bewusst machen, dass Kommunikation ein echtes Handwerk ist.

2. Multimedia

Der eine ist ein Social-Media-Profi, der andere liebt klassische Schulungen oder ein Papiermagazin, das regelmäßig im Briefkasten landet. Jeder Mensch ist anders. Beschränken Sie sich daher nicht auf eine einzige Informationsquelle, sondern sprechen Sie Ihre Mitarbeiter über verschiedene Kanäle an. Dann haben Sie die besten Chancen, alle zu erreichen.

Außerdem vermeiden Sie digitale Ermüdung durch zu viel Bildschirmzeit und nutzen die Kraft der Wiederholung optimal aus.

Dies kann geschehen durch:

• Social-Media-Plattform
• wöchentliche Newsletter per E-Mail oder in gedruckter Form
• klassische schwarze Bretter in der Kantine oder am Arbeitsplatz
• Videoanrufe
• WhatsApp-Gruppen
• persönliche Informationsveranstaltungen oder Schulungen
  

3. Halten Sie es einfach

Wir haben es bereits erwähnt: Bei guter interner Kommunikation geht es nicht nur darum, Ihren Mitarbeitern trockene Fakten und Neuigkeiten zu vermitteln. Sie müssen Ihre Botschaft auch wirklich verstehen und verinnerlichen. Das mag vielleicht etwas abstrakt klingen, ist es aber ganz und gar nicht.

Wenn Sie mit Ihrer Kommunikation den Anschluss verpassen, bleiben die Informationen nicht hängen oder – noch schlimmer – sie werden falsch interpretiert.

Deshalb lautet auch unsere Botschaft kurz und bündig: Halten Sie es einfach. Also:

• Verwenden Sie eine einfache Sprache
• Vermeiden Sie Fachjargon
• Unterteilen Sie lange Informationen in kurze Informations-„Häppchen“
• Nutzen Sie die Kraft der Wiederholung
• Lockern Sie Textpassagen mit ansprechenden visuellen Elementen auf (Grafiken, Foto- und Videomaterial)

4. Wissen Sie, was Ihre Mitarbeiter wollen!

Natürlich können Sie sich aus Ihrem Elfenbeinturm heraus alles Mögliche ausdenken, aber dann werden Sie nicht die Unterstützung und Interaktion der Belegschaft erreichen, die Sie sich vorstellen.

Es ist wichtig zu wissen, was Ihre Mitarbeiter brauchen. Ist es Fachliteratur, eine aktualisierte Bedienungsanleitung, E-Learning, persönliche Treffen oder vielleicht ein Chatroom für soziale Kontakte mit Führungskräften und Kollegen?

Das finden Sie schnell heraus, wenn Sie eine Mitarbeiterbefragung (MAB) durchführen. Das geht natürlich mit einem Papierfragebogen, der per Hand ausgefüllt wird. Doch es ist wesentlich einfacher, Ihre MAB online zu gestalten. So erreichen Sie auch Kollegen, die krankheitsbedingt zu Hause sind oder an einem anderen Standort arbeiten. Zudem lassen sich die Ergebnisse deutlich leichter auswerten.

5. Evaluieren und nachjustieren

Sorgen Sie dafür, dass kein Plan in Stein gemeißelt ist. Die Welt um uns herum ist sehr wandelbar, und das gilt auch für Ihr Unternehmen und Ihre Mitarbeiter.

Überprüfen Sie regelmäßig die Effektivität Ihrer internen Kommunikation.

• Behalten Sie das Mitarbeiterengagement im Blick, wie etwa die Teilnahme an Firmenevents, Feedbackquoten und Zufriedenheitsumfragen.
• Prüfen Sie die Erfolgsquote interner Schulungen und reagieren Sie entsprechend darauf.
• Führen Sie die bereits erwähnte Mitarbeiterbefragung durch.
• Fördern Sie multidisziplinäre Arbeits- und Projektgruppen und legen Sie einen besonderen Fokus auf die Kommunikation.
• Führen Sie Einzelgespräche mit Vertretern der verschiedenen Abteilungen.

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Zeigt sich, dass Bedarf an anderen Kommunikationsmitteln besteht oder dass an Inhalten oder Frequenz gefeilt werden sollte? Bemerken Sie, dass es aufgrund der internen Kommunikation häufig zu Missverständnissen kommt? Nehmen Sie die Anmerkungen und Tipps Ihrer Mitarbeiter ernst. Ebenfalls hilfreich: Nutzen Sie die Best Practices von Branchenkollegen. Oder von Pluvo!

Sie können nämlich jederzeit bei uns anklopfen, wenn Sie möchten, dass wir gemeinsam mit Ihnen nachdenken. Das tun wir gerne: Wir sehen das als eine wunderbare Gelegenheit, voneinander zu lernen!