Compliance in Fabriken und Produktionsbetrieben: So gehen Sie es an!

Wenn Sie in einer Fabrik, an einer Produktionslinie oder in einer Montagehalle arbeiten, müssen Sie eine Vielzahl von Gesetzen und Vorschriften einhalten. Dabei geht es nicht nur um die Qualität der Produkte, die Ihr Unternehmen verlassen, sondern auch um finanzielle Aspekte und Arbeitsbedingungen. Deshalb ist es wichtig, Compliance nicht nur als eine Checkliste zu betrachten, die man einfach abhakt.

Gerade am Arbeitsplatz können diese strengen, manchmal etwas trocken wirkenden Regeln wichtige und sinnvolle Rahmenbedingungen für Sicherheit, Qualität und Nachhaltigkeit bieten. Wer diese zu leichtfertig ignoriert, riskiert nicht nur ein Bußgeld. Es können auch gefährliche, gesundheitsschädliche Situationen entstehen, die negative Folgen für Ihr Produkt und – noch schlimmer – für Ihre Mitarbeiter haben.

In diesem Blogbeitrag beleuchten wir die Rolle von Compliance am Arbeitsplatz und zeigen auf, wie Sie sicherstellen können, dass Ihre Mitarbeiter das nötige Wissen und die entsprechenden Fähigkeiten verinnerlichen.

Was verstehen wir unter Compliance?‍

„Compliance bedeutet, in Übereinstimmung mit den geltenden Gesetzen und Vorschriften zu arbeiten“, so der Alleskönner Wikipedia. Kurz gesagt geht es darum, dass Sie die gesetzlichen Bestimmungen einhalten. Darüber hinaus sprechen wir auch dann von Compliance, wenn Sie gemäß den internen Normen, Werten und Hausregeln einer Organisation arbeiten.

Heutzutage ist eine ISO-Zertifizierung in den meisten Branchen für das Fortbestehen einer Organisation von großer Bedeutung. Dies ist ein Paradebeispiel für eine Situation, in der Compliance zwingend erforderlich ist, um sich für das begehrte Zertifikat zu qualifizieren.

Compliance im Produktionssektor – woran müssen Sie denken?‍

Die meisten Menschen denken bei dem Wort „Compliance“ an die Finanz- und Bankenwelt. Das ist nicht verwunderlich, denn dort liegt der Ursprung der Überwachung der strikten Einhaltung von Gesetzen und Vorschriften innerhalb von Organisationen, der während der Finanzkrise 2008 seinen Anfang nahm.

Durch die Internationalisierung, aber auch durch zunehmende weltweite Unruhen spielen Regeln in der täglichen Wirtschaft eine immer wichtigere Rolle – und das längst nicht mehr nur im Finanzsektor. Auch Produktionsunternehmen sind von Compliance betroffen. Hier sind einige Beispiele:

• Erfüllen Sie alle steuerlichen sowie Import- und Exportvorschriften?
• Wird Ihr Produkt umweltfreundlich hergestellt?
• Entsprechen die Dienstpläne dem Arbeitszeitgesetz?
• Werden Mitarbeiter nicht diskriminiert oder gemobbt?
• Gibt es einen sicheren und komfortablen Arbeitsplatz?
• Verfügen Ihre Mitarbeiter über die richtige Schutzausrüstung?
• Erfüllen Ihre Lkw und Lieferwagen die Umweltauflagen?

Die meisten Kunden bevorzugen einen ISO-zertifizierten Lieferanten, da sie sich so auf gute Qualität und nachhaltige Produktion verlassen können. Zudem haben Sie als Arbeitgeber eine hohe Sorgfaltspflicht gegenüber dem Wohlbefinden Ihrer Mitarbeiter. Wenn Sie beispielsweise den Tarifvertrag oder die Arbeitsschutzvorschriften nicht einhalten, drohen nicht nur Bußgelder, sondern Sie haben auch beim Employer Branding das Nachsehen.

Kurzum: Es ist für alle Parteien wichtig, dass sowohl Ihre Produktionsweise als auch das Produkt compliant sind. Es ist daher nicht verwunderlich, dass wir das Thema „Compliance in Fabriken und im Produktionssektor“ in einem Blogbeitrag hervorheben wollten.

Wie stellen Sie sicher, dass Ihre Fabrik, Produktionslinie oder Montagehalle alle Regeln einhält?

‍Bei der Gründung Ihres Unternehmens haben Sie zweifellos sorgfältig abgewogen und Ihren Produktionsprozess aus gutem Grund auf eine bestimmte Weise gestaltet. Doch die Welt verändert sich ständig, und mit ihr die Gesetze und Vorschriften.

Wie können Sie mit diesen Veränderungen Schritt halten und sicherstellen, dass Ihr Unternehmen compliant ist und bleibt? Wir geben Ihnen einige praktische Ansätze an die Hand.

1. Verfolgen Sie Vorschriften genau

Änderungen in Gesetzen und Regeln können große Auswirkungen auf Ihren Produktionsprozess haben. Deshalb ist es klug:

• regelmäßig Updates über Branchenverbände und Regierungswebsites zu prüfen;
• einen Compliance-Officer oder ein Compliance-Team zu benennen, das nicht nur überwacht, ob Ihr Produktionsprozess compliant ist, sondern auch sicherstellt, dass Ihre Mitarbeiter über die Regeln gut informiert sind und diese einhalten;
• Software-Tools zu nutzen, die bei Gesetzesänderungen oder relevanten technischen Entwicklungen warnen.
  

2. Machen Sie Compliance zu einem Teil Ihrer Unternehmenskultur

Compliance moet geen losse taak zijn, die je af en toe toevallig tegenkomt. Veranker het goed in het DNA van je organisatie en maak het onderdeel van je bedrijfscultuur. Dat begint bij:

• Bewusstsein schaffen: Stellen Sie sicher, dass alle Mitarbeitenden die Grundprinzipien der Compliance verstehen. Dies kann durch Schulungen, E-Learning oder regelmäßige Toolbox-Meetings vor Ort zu einem Compliance-Thema erfolgen.
• Vorbildfunktion: Gehen Sie als Führungskraft mit gutem Beispiel voran, indem Sie die Regeln selbst konsequent anwenden. Wenn das Management Compliance ernst nimmt, ziehen die Mitarbeitenden automatisch nach.
• Transparenz: Machen Sie Compliance zum Thema und informieren Sie Ihre Mitarbeitenden regelmäßig über bestehende und neue gesetzliche Bestimmungen per Newsletter oder in Besprechungen. Nutzen Sie die Kraft der Wiederholung!

3. Investeer in technologie en automatisering

De ontwikkelingen gaan snel en gebeuren op allerlei gebieden. Het kan dan ook een klus zijn om altijd up-to-date te blijven. Maak het jezelf makkelijk. Veel complianceprocessen kunnen eenvoudiger en efficiënter worden ingericht door gebruik te maken van technologie. Denk bijvoorbeeld aan:

• Sensoren en Internet of Things (IoT): verbind slimme apparatuur met het internet, waardoor je veiligheid en milieu-impact van het productieproces makkelijker realtime kunt monitoren.
• Automatische rapportage: richt je systemen zo in dat je automatisch recente rapportages toegestuurd krijgt over het productieproces.
• Online kennisplatform: met een voor iedereen toegankelijk kennisplatform maak je het trainen van medewerkers laagdrempelig en makkelijk. Denk daarbij niet alleen aan cursussen of trainingen – ook gebruiksaanwijzingen of noodnummers kunnen een nuttig onderdeel zijn.
  

4. Motivieren Sie Ihre Mitarbeitenden für Compliance

Toegegeven, wet- en regelgeving scoort niet erg hoog op de interesseladder van de gemiddelde medewerker. Best lastig, want het naleven van regels is niet alleen een kwestie van moeten, maar ook van willen. Een paar tips die kunnen helpen zodat medewerkers compliance omarmen:

• Maak het persoonlijk: ‘What’s in it for me?’ is altijd een belangrijke vraag bij het creëren van draagvlak. Laat medewerkers daarom zien hoe regels bijdragen aan hun eigen veiligheid en welzijn.
• Beloon goed gedrag of meedenken: Zet teams of medewerkers die zich proactief inzetten voor compliance in het zonnetje. Nodig uit om ideeën te delen, en loof een prijs uit voor een gamechanger in het productieproces.
• Breng compliance in beeld: Maak het effect van bepaalde maatregelen letterlijk zichtbaar door een situatie na te bootsen. Dat kan op locatie, maar ook in een video of online training. Door op die manier regels tastbaar te maken voelen medewerkers zich eerder actief betrokken en zullen zij het spontaner toepassen.
• Gebruik gamification: Denk aan spelelementen zoals een quiz, simulatiespel of challenges om compliance leuker te maken.
• Creëer een positieve meldcultuur: Stimuleer medewerkers om elkaar aan te spreken als er wordt afgeweken van regels. En spoor medewerkers aan om risico’s en verbeterpunten aan te dragen zonder angst voor negatieve gevolgen. Juist vanaf de werkvloer kunnen verrassende, goed toepasbare ideeën komen, dus maak daar gebruik van!

5. Evalueer en pas aan

Hat ein (Beinahe-)Vorfall stattgefunden oder ergeben sich beispielsweise aus einer Mitarbeiterbefragung Beschwerden über bestimmte Regeln? Dann ist es sinnvoll, sich – idealerweise in einer multidisziplinären Runde – zusammenzusetzen, um dies auszuwerten. Besprechen Sie offen, was los ist, und prüfen Sie, wo ein Prozess verbessert werden könnte. Manchmal ist es notwendig, sich von einer bestimmten Arbeitsweise zu verabschieden, was wahrscheinlich nicht bei jedem auf Begeisterung stoßen wird (der Mensch ist schließlich ein Gewohnheitstier).

Zorg ook hier weer voor heldere, tijdige communicatie om het draagvlak te vergroten. ‍

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