Häufige Fehlzeiten: So gehen Sie richtig damit um!

Was sind häufige Fehlzeiten?

Von häufigen Fehlzeiten spricht man bei einer hohen Frequenz von Krankmeldungen am Arbeitsplatz. Vielleicht haben Sie so einen Kollegen. Oder Sie führen einen bestimmten Mitarbeiter in Ihrem Team. Jemand, bei dem Sie tief durchatmen, wenn Sie sehen, dass er oder sie im Dienstplan steht. Denn bei diesem Mitarbeiter fühlt es sich mittlerweile fast wie russisches Roulette an: Können Sie sich darauf verlassen, dass er oder sie anwesend ist, oder wird es wieder eine Krankmeldung?

Wann spricht man von häufigen Fehlzeiten? Als häufig fehlend gilt man, sobald man sich innerhalb eines Jahres dreimal krankmeldet.

Konsequenzen häufiger Fehlzeiten

Gerade in Zeiten, in denen es ohnehin schwierig ist, ausreichend Personal zu finden, können häufige Fehlzeiten zu Spannungen und Irritationen bei Führungskräften und Kollegen führen. Nicht nur das: Es kann sogar zur Schließung einer Abteilung oder eines Unternehmens führen, weil schlichtweg niemand mehr da ist, um die Arbeit zu erledigen. Und von den Kosten haben wir dann noch gar nicht gesprochen.

Vielleicht fragen Sie sich: „Was kostet ein kranker Mitarbeiter pro Tag?“ Im Durchschnitt kostet ein kranker Mitarbeiter etwa 260 € pro Tag!

Es geht nämlich nicht nur um die Lohnfortzahlung. Sie müssen die fehlende Person auch ersetzen, betreuen und den Ausfall verwalten. Und, last but not least: Er oder sie ist nicht produktiv und erwirtschaftet keinen Umsatz. Kurz gesagt: Das Durchbrechen häufiger Fehlzeiten sollte bei vielen Führungskräften ganz oben auf der Prioritätenliste stehen.

Welche Strategie verfolgen Sie bei häufigen Fehlzeiten? Wir geben 5 (Präventions-)Tipps!

Umgang mit häufigen Fehlzeiten: 5 (Präventions-)Tipps

1. Sorgen Sie für eine gute Erfassung und Signalisierung

Eine korrekte Fehlzeitenverwaltung ist ein Muss für jede Führungskraft und jeden HR-Berater. Manchmal täuscht das Bauchgefühl. Man bemerkt gar nicht, dass es schon die x-te Meldung ist, oder man denkt fälschlicherweise, dass immer derselbe Mitarbeiter fehlt. Hier gilt: Messen heißt wissen.

Gerade bei einem sensiblen Thema wie Fehlzeiten darf man keine Fehler machen und sich zu sehr auf sein Bauchgefühl verlassen.

Die Fehlzeitenerfassung ist nicht nur bei Langzeiterkrankungen wichtig, weil die Behörden dies ohnehin verlangen. Auch bei kurzfristigen Fehlzeiten bietet eine klare, korrekte Liste aller Meldungen gute Anhaltspunkte für Ihre HR-Politik. Viele Meldungen in derselben Abteilung? Das kann auf ein schlechtes Arbeitsklima, eine Führungskraft mit Entwicklungsbedarf oder Arbeitsbedingungen hindeuten, die dringend verbessert werden müssen.

Auch bei häufigen Fehlzeiten ist Ihre Fehlzeitenerfassung ein nützliches Werkzeug. Die meisten Personalsysteme bieten die Möglichkeit, häufige Fehlzeiten zu erfassen und eine Benachrichtigung zu senden, sobald die dritte Krankmeldung eingeht. Überprüfen Sie Ihre Einstellungen, ob die Signalisierung optimal konfiguriert ist, und – auch wichtig – klicken Sie eine Benachrichtigung nicht einfach weg, sondern unternehmen Sie tatsächlich etwas. Mehr dazu im nächsten Tipp!

2. Das Gespräch bei häufigen Fehlzeiten führen

Vielleicht neigen Sie dazu, bei der dritten Krankmeldung sofort das Gespräch über all die vorangegangenen Male zu suchen, an denen sich der Mitarbeiter abgemeldet hat. Wir raten Ihnen, damit noch etwas zu warten. Zu schnelles Handeln belastet das Verhältnis oft unnötig und erhöht nur die Hemmschwelle für die Rückkehr. Nehmen Sie die neue Meldung entgegen, diskutieren Sie nicht darüber, ob die Person wirklich krank ist (denn das ist nicht Ihre Aufgabe, sondern die des Betriebsarztes!) und versuchen Sie, soweit wie möglich, gute Vereinbarungen zur Arbeitswiederaufnahme zu treffen.

Wenn der Mitarbeiter wieder vollständig genesen ist, ist es durchaus sinnvoll, gemeinsam auf die vergangene Wiedereingliederungsphase zurückzublicken.

Wie haben Sie die Arbeitswiederaufnahme erlebt, sind alle Probleme jetzt gelöst? Sprechen Sie dann auch die Fehlzeitenhistorie an. War es die erste Meldung seit langer Zeit? Vergessen Sie dann nicht zu erwähnen, dass Sie es schätzen, dass Sie sich normalerweise immer auf den Mitarbeiter verlassen können.

Wenn Sie mit jemandem sprechen, der häufig fehlt, erfordert die Fehlzeitenhistorie etwas mehr Aufmerksamkeit. Nutzen Sie die genaue Fehlzeitenerfassung aus Tipp 1 und nehmen Sie ruhig einen Ausdruck aller Meldungen des letzten Jahres mit. Viele Mitarbeiter haben selbst nicht genau im Blick, wie oft und wie lange sie gefehlt haben, und sind aufrichtig überrascht, wenn sie es schwarz auf weiß sehen. Ein guter Einstieg für ein konstruktives Gespräch!

Lesen Sie hier mehr darüber, wie Sie ein sensibles Gespräch führen.

3. Konstruktive Gesprächsthemen

Wir haben es bereits erwähnt, möchten es aber noch einmal unterstreichen: Lassen Sie sich nicht auf eine Diskussion darüber ein, ob jemand krank ist oder nicht.

Das ist ein Thema, zu dem nur ein Betriebsarzt eine Meinung äußern darf. Eigentlich ist es auch nicht relevant, was die medizinische Ursache für das Fernbleiben war. Als Führungskraft können Sie damit ohnehin nichts anfangen. All dieser medizinische Ballast trübt nur den Blick auf das, worüber Sie mit Ihrem Mitarbeiter sprechen sollten: Die häufige Abwesenheit am Arbeitsplatz ist problematisch. Für Sie, für den Mitarbeiter selbst und für die Kollegen.

Es sei denn, ein Mitarbeiter ist aufgrund eines schlechten Arbeitsklimas krank, natürlich. Aber gehen wir der Einfachheit halber einmal nicht davon aus.

Lassen Sie sich nicht zu sehr von Ihrer persönlichen Meinung und eventuellen Vorurteilen leiten. Natürlich muss ein Gespräch über häufiges Fehlen Klarheit schaffen, aber es lässt sich besser aus einer wertschätzenden, konstruktiven Perspektive führen.

Was sind also die richtigen Punkte, die man miteinander besprechen sollte?

Fragen, die man in einem Gespräch über häufiges Fehlen stellen kann, sind:

• Ihre Sorge, da Untersuchungen gezeigt haben, dass häufiges Fehlen oft der Vorbote für eine langfristige Arbeitsunfähigkeit ist. Das möchten Sie gerne verhindern, auch im Sinne Ihres Mitarbeiters.
• Was hat Ihr Mitarbeiter bisher getan, um Fehlzeiten zu vermeiden, und warum hat es nicht funktioniert?
• Gibt es Arbeitsbedingungen, die geändert werden können, um erneutes Fehlen zu vermeiden?
• Bietet die Stelle noch genügend Herausforderungen oder gibt es vielleicht Karrierewünsche (intern oder extern)?
• Warum wurde sich krankgemeldet, wäre eine andere Lösung möglich gewesen?

Erstellen Sie gemeinsam ein kurzes Gesprächsprotokoll, in dem Sie die getroffenen Vereinbarungen zusammenfassen. So können Sie später darauf zurückkommen und evaluieren, ob die Ziele erreicht wurden.

4. Sorgen Sie für passende Dienstleister

Denken Sie einmal darüber nach, ob die Dienstleister im Bereich der Fehlzeitenbegleitung und -prävention wirklich zu Ihrem Unternehmen passen. Sind Sie beispielsweise mit Ihrem arbeitsmedizinischen Dienst, Ihrem Wiedereingliederungscoach und Ihrem Personalverwaltungssystem zufrieden? Es kann sein, dass die Zusammenarbeit, die vor Jahren voller Enthusiasmus begonnen wurde, ihren Glanz etwas verloren hat. Oder dass sich die Bedürfnisse des Unternehmens im Laufe der Zeit durch interne Entwicklungen oder gesellschaftliche Trends verschoben haben, während der Dienstleister nicht mitgewachsen ist. Auch dies kann sich auf die Fehlzeitenquote und die Wirkung bestimmter Interventionen auswirken.

Scheuen Sie sich daher nicht, Ihre Dienstleister ab und zu kritisch unter die Lupe zu nehmen.

Fragen Sie Ihre Führungskräfte und Mitarbeiter nach ihren Erfahrungen. Stellen Sie fest, dass Sie insgesamt eigentlich sehr zufrieden sind, aber ein bestimmter Coach oder ein anderer Dienstleister nicht zu diesem speziellen Mitarbeiter passt? Sorgen Sie dann für maßgeschneiderte Lösungen und suchen Sie nach einer besser passenden Alternative. Schließlich geht es darum, dass jemand so schnell und gut wie möglich wieder auf die Beine kommt und bleibt.

5. Machen Sie nachhaltige Beschäftigungsfähigkeit zu einem Trendthema

Das Renteneintrittsalter liegt deutlich höher als früher, und es ist schön, wenn jeder diese Ziellinie bei guter Gesundheit erreichen kann, um den Ruhestand zu genießen. Deshalb sollten nachhaltige Beschäftigungsfähigkeit und Vitalität in vielen Unternehmen mehr Aufmerksamkeit verdienen. Setzen Sie solche Themen auf die Agenda. In der Geschäftsleitung, in Mitarbeitergesprächen, aber auch unter Kollegen.

Denn der Ball liegt natürlich nicht nur beim Arbeitgeber. Sie dürfen von Ihren erwachsenen, motivierten Mitarbeitern auch erwarten, dass sie in ihr eigenes Wohlbefinden investieren. Und dass Kollegen sich gegenseitig ansprechen, wenn sie gefährliches oder ungesundes Verhalten beobachten.

Als Arbeitgeber können Sie es jedoch erleichtern, darüber zu sprechen und Vereinbarungen zu treffen. Lassen Sie Themen wie Arbeitsfreude, Gesundheit und Arbeitsbedingungen regelmäßig bewusst Revue passieren. Haben Sie etwas finanziellen Spielraum, um in Einrichtungen wie Obst am Arbeitsplatz, Stuhlmassagen oder Karrierecoaching für Ihre Mitarbeiter zu investieren? Tun Sie es! Aber auch mit einem begrenzten Budget können Sie präventiv tätig werden. Allein das Schenken von persönlicher Aufmerksamkeit oder eine zusätzliche Stunde „Me-Time“ zur Entspannung kann bereits sehr motivierend und präventiv wirken. Es ist zudem gut für Ihr Employer Branding, aber darum geht es in diesem Blog natürlich nicht, das nur am Rande.

Manchmal entstehen Fehlzeiten durch zu hohen Arbeitsdruck und Stress. Lesen Sie hier mehr über das Reduzieren von Stress am Arbeitsplatz.

Online-Lösungen bei häufigen Fehlzeiten

Sie müssen das Rad nicht jedes Mal neu erfinden oder endlose Excel-Listen führen. Lassen Sie die Technik für sich arbeiten, wenn es um die Lösung Ihrer Fehlzeitenproblematik geht. Es gibt so viele Online-Möglichkeiten. Nutzen Sie intelligente Benachrichtigungen, praktische Registrierungssysteme, Tests zur Identifizierung von Talenten und Engpässen, Meditations-Apps oder Online-Formulare. Benötigen Sie Tipps und Ideen? Wir unterstützen Sie gerne dabei!