Onboarding: Ein herzliches Willkommen in 7 Schritten!
Untersuchungen zeigen, dass ein guter Start für schnellere Produktivität, mehr Arbeitszufriedenheit und eine geringere Fluktuation sorgt.
Der Begriff „Onboarding“ scheint das Modewort des Jahres 2020 zu werden. Die HR-Welt spricht von nichts anderem.
Kein Wunder bei dem derzeit angespannten Arbeitsmarkt, auf dem es eine echte Herausforderung ist, neue Mitarbeiter zu gewinnen und vor allem zu halten. In unserem Blog vom letzten Jahr haben wir bereits erläutert, was Onboarding eigentlich bedeutet und was alles dazugehört. Diesmal zeigen wir dir anhand eines einfachen Schritt-für-Schritt-Plans, wie du für ein optimales Onboarding in deinem Unternehmen sorgst – und zwar zum ultimativen Zeitpunkt: noch bevor der Arbeitsvertrag beginnt.
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Gute Nachrichten: Ab sofort können Sie die Onboarding-Checkliste mit nur wenigen Klicks herunterladen.
Dieses Dokument enthält eine Reihe entscheidender Punkte, die Teil der Einarbeitungsphase eines neuen Kollegen sind. So vergessen Sie nichts und können direkt loslegen!
Eine Flut von Eindrücken
Ein neuer Mitarbeiter erlebt am ersten Arbeitstag eine wahre Flut von Eindrücken. Unzählige Hände schütteln, sich in unbekannte Systeme einloggen, die Atmosphäre aufsaugen und ach ja, wo war noch gleich die Kaffeemaschine?
Zumindest läuft es so ab, wenn sich jemand aktiv Gedanken über das Kennenlernen des Unternehmens gemacht hat. Denn ja, es gibt sie noch: Unternehmen, in denen ein neuer Mitarbeiter einfach vor einen Schreibtisch gesetzt wird. Der Büroschlüssel liegt schweigend neben Telefon und Laptop. „Sieh zu, wie du klarkommst“, lautet die Botschaft.
Und der Mitarbeiter? Der geht nach diesem ersten Tag mit einem Kater und einem Gefühl der Einsamkeit nach Hause. Wahrscheinlich, um sich schnell wieder nach einer anderen Stelle umzusehen.
Ein solches Unternehmen hat offensichtlich nicht verstanden, worum es beim Onboarding geht: deinen Mitarbeiter mit einem so herzlichen Empfang willkommen zu heißen, dass er oder sie gar nicht mehr weg möchte.
Chapeau!
Du liest diesen Blog über Onboarding, also gehörst du glücklicherweise zu den HR-Mitarbeitern oder Führungskräften, die für neues Personal den roten Teppich ausrollen. Du schreibst vielleicht sogar persönlich ein „Willkommen“ in dicken Schokoladenbuchstaben an die Tür. Chapeau! Denn mit einem guten Onboarding erweist du nicht nur dem unsicheren neuen Mitarbeiter einen großen Dienst, sondern auch deinem eigenen Unternehmen.
Untersuchungen zeigen, dass ein Mitarbeiter, der zum Start ausreichend Aufmerksamkeit erhält:
- schneller produktiv ist;
- mehr Arbeitszufriedenheit erlebt;
- und länger beim selben Arbeitgeber bleibt.
Behalte diese Punkte gut im Gedächtnis. Gerade jetzt, wo es mehr offene Stellen als Bewerber gibt, sind sie von großer Bedeutung.
Die richtige Dosierung
Dennoch möchten wir dich kurz warnen. Natürlich solltest du viel Aufmerksamkeit, Wärme und Kreativität in den Empfang deines wertvollen neuen Zugangs stecken. Aber bitte überstürze nichts. Lass deinen Mitarbeiter nicht untergehen!
Wie wir bereits schrieben, sind all die Eindrücke an einem ersten Arbeitstag ziemlich überwältigend.
Wie schön wäre es, wenn du neue Informationen, Gesichter und Systeme dosiert vermitteln könntest? Lass deinen Mitarbeiter direkt nach der Unterzeichnung des Arbeitsvertrags schon einmal an das Unternehmen gewöhnen. Dann ist am „großen Tag“ mehr Raum, um alles live aufzusaugen und die neue Herausforderung auch ein wenig zu genießen.
Clever online
Vergiss komplizierte Terminverschiebungen für ein persönliches Kennenlernen vorab. Gerade wenn das alte Arbeitsverhältnis noch besteht, kann das zu seltsamen Verrenkungen führen, die Stress und Unbehagen vorprogrammiert sind.
Im Jahr 2019 muss es nicht kompliziert sein, einem Mitarbeiter einen reibungslosen Start im Unternehmen zu ermöglichen. Durch den cleveren Einsatz digitaler Möglichkeiten kannst du deinem neuen Kollegen einen herzlichen und nützlichen Empfang bereiten – zu einer Zeit, die am besten passt, und in einem Tempo, das ihm oder ihr entspricht.
Wie das geht? Sie haben nicht ohne Grund auf die Website von Pluvo geklickt; wir nehmen Sie gerne Schritt für Schritt mit in die wunderbare Welt des Online-Onboardings.
Oder werfen Sie einen Blick hinter die Kulissen von AWL & bol.com.
Unsere Top 7 für digitales Onboarding
1. Was müssen Sie wissen?
Setzen Sie sich mit HR, Geschäftsführung und Management zusammen, um zu bestimmen, welche Informationen wichtig sind, damit sich neue Mitarbeiter schnell und gut im Unternehmen zurechtfinden. Fragen Sie vor allem Experten aus der Praxis (Kollegen, die noch nicht lange dabei sind), was sie zu Beginn vermisst haben, aber auch, was ihnen in den ersten Monaten besonders gefallen hat. Nutzen Sie diese Tipps und Anregungen bei der Zusammenstellung des Onboarding-Programms.
2. Ein zentraler Online-Ort für neue Mitarbeiter
Richten Sie einen zentralen Online-Bereich ein, in dem alle Informationen zu finden sind. Es gibt verschiedene Anbieter solcher Trainings- und Entwicklungsplattformen, aber Pluvo ist natürlich unser Favorit ;-). Natürlich sorgen Sie dafür, dass die Seite den richtigen Look and Feel hat. Corporate Identity, Farbgestaltung, Wortwahl, Layout: Kurz gesagt, das gesamte Erscheinungsbild muss perfekt zu Ihrem Unternehmen passen. Auf diese Weise integriert sich der Mitarbeiter (oft unbewusst) bereits ein wenig in das Unternehmen und gewöhnt sich an die Kultur und den Fachjargon.
Pluvo entdecken? Sie können kostenlos ein Konto erstellen.
3. Videomaterial
Sorgen Sie für ansprechendes Videomaterial als Appetizer. Heißen Sie den Mitarbeiter darin willkommen und zeigen Sie vor allem Bilder vom Arbeitsplatz. Denken Sie dabei nicht nur an das Produkt oder die Dienstleistung, um die es im Unternehmen geht. Geben Sie auch einen kurzen Eindruck von der Atmosphäre in den Büroräumen, der Kantine, dem Feierabendbier am Freitag oder dem Lauftreff. Genau das sind wichtige Bausteine für die spätere Arbeitsfreude.
4. Wer/was/wo
Stellen Sie Ihren neuen Kollegen nicht unnötig auf die Probe. Geben Sie jedem Mitarbeiter (sowie Betriebsarzt, Vertrauensperson und Betriebsrat) einen ehrenvollen Platz in einem „Gesichterbuch“. Inklusive Name, Foto, Telefonnummer, E-Mail-Adresse und, besonders bei größeren Unternehmen, Arbeitsort. Ein solches klares Wer/was/wo erspart in den ersten Monaten nicht nur viel Sucherei, sondern auch peinliche Situationen.
Geben Sie es zu: Niemand kann sich Namen und Funktionen einer ganzen Ladung unbekannter Leute auf einmal merken!
5. E-Learning
Präsentieren Sie dem Mitarbeiter auf dem Silbertablett, was genau im neuen Job erwartet wird. Funktionsinhalte (am besten aufgepeppt mit schönem und relevantem Foto- oder Videomaterial mit Geschichten von Kollegen) und damit verknüpft der Zugang zu allen notwendigen Trainings und Kursen.
Bereichern Sie Ihre Online-Akademie auch mit „weicheren“ unterstützenden Trainings, die dabei helfen können, die Work-Life-Balance, Gesundheit und persönliche Effektivität zu wahren. Fordern Sie den Mitarbeiter bereits beim Onboarding dazu auf, einen persönlichen Entwicklungsplan auszufüllen. Dies bildet einen guten Anknüpfungspunkt für Gespräche über Karriereplanung und persönliche Entwicklung.
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6. Regeln, Verfahren und Einrichtungen
Vermeiden Sie Missverständnisse, Fehler und sogar Unfälle. Stellen Sie Tarifverträge, Regeln und Verfahren gut zugänglich auf Ihrer Onboarding-Plattform bereit. So ist der Mitarbeiter bereits bestens über Rechte, Pflichten und Einrichtungen informiert, bevor er den ersten Schritt am Arbeitsplatz macht. Achten Sie auch auf Themen wie Fehlzeiten, Vitalität und Arbeitsbedingungen.
Een button “Heb je vragen? Neem contact met ons op” met een directe link naar HR is altijd een goed idee.
7. Offline kennismaking
Last, but not least: de link naar een aanmeldingsformulier voor de offline onboarding. Want hoe mooi een digitale omgeving ook is, er gaat niets boven écht onderling contact. Zorg voor een afwisselend programma, met voldoende ruimte voor vragen, opmerkingen en sociale interactie. Durf ook buiten de gebaande paden te gaan – hoe leuk is het als je nieuwe werkgever je verrast met iets dat je nog niet eerder hebt meegemaakt?!
Het hoeft niet groots en meeslepend, als het maar verrassend is. Plan de bijeenkomst snel na de start, het mag geen mosterd na de maaltijd worden!
Pluvo maakt het leuk en makkelijk
Tot zover onze digitale onboarding-top 7. En wij hebben nog veel meer ideeën over hoe je medewerkers snel en goed aan je organisatie kunt binden. Ben je hier nieuwsgierig naar? Heb je vragen, behoefte aan nog meer inspiratie of wil je je laten ondersteunen bij het opzetten van een online onboarding?
Neem gerust contact met ons op. Wij helpen je ook graag met het creëren, beheren en analyseren van assessments, blended en e-learningtrainingen. Pluvo heeft alle kennis, tools, ideeën en expertise in huis om het jou zo leuk en makkelijk mogelijk te maken. Of je nu een grote of kleine werkgever bent!
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