Was können selbstgesteuerte Teams für Ihr Unternehmen bedeuten?

Was ist ein selbstgesteuertes Team?

Während sich ältere Mitarbeiter manchmal noch von einem Vorgesetzten vorschreiben lassen, was zu tun ist, legen die meisten Millennials großen Wert auf Gleichberechtigung. Sie möchten in Entscheidungen einbezogen werden, fühlen sich verantwortlich und fordern ausreichend Freiheit bei der Ausführung ihrer Aufgaben. Und seien wir ehrlich: Die meisten Menschen brauchen es nicht, dass alles für sie bestimmt wird. Zu Hause sorgen Sie schließlich auch dafür, dass die Miete bezahlt wird und der Kühlschrank rechtzeitig aufgefüllt ist. Warum sollte das bei der Arbeit anders sein?

Lesen Sie hier mehr über Employee Experience: Machen Sie Ihr Unternehmen zu einem Ort, an dem man gerne arbeitet!

Die Idee einer selbstgesteuerten Organisation ist daher gar nicht so abwegig. Aber was genau verstehen wir eigentlich darunter?

In einer selbstgesteuerten Organisation haben Teams die volle Freiheit, ihre Ziele selbst zu definieren und den Weg dorthin festzulegen. Die Mitarbeiter übernehmen die Verantwortung dafür, ihr Bestes zu geben, um optimale Ergebnisse zu erzielen. Und sie dürfen auch darauf angesprochen werden. Das Team ist verantwortlich und rechenschaftspflichtig.

Vorteile selbstgesteuerter Teams

Unternehmen wie Buurtzorg und ABN Amro haben inzwischen bewiesen, dass selbstgesteuerte Teams viele Vorteile bieten. Nachfolgend eine Zusammenfassung der größten Vorteile selbstgesteuerter Teams:

1. Sie nutzen die persönlichen Talente Ihrer Mitarbeiter optimal.
2. Sie richten Ihre Teams konsequent am Kunden aus.
3. Sie machen die Unternehmensführung deutlich agiler als im altmodischen hierarchischen Korsett.
4. Es sorgt für deutlich mehr Freude bei der Arbeit.
5. Mitarbeiter fühlen sich mehr wertgeschätzt und erhalten die Möglichkeit, sich stärker zu entfalten als in einer „herkömmlichen“ Organisation.

Klingt wunderbar, oder? Dennoch erleben viele Organisationen, die voller Eifer das Konzept der Selbststeuerung einführen wollten, eine böse Überraschung. Es ist keine Frage von „einfach mal den Schalter umlegen“, sondern erfordert vor allem Geduld. Mitarbeiter und Führungskräfte müssen bereit dafür sein. Und es gibt noch einige weitere Hürden bei einer solchen Transformation. Wir zeigen Ihnen die ersten Schritte, die Sie auf dem Weg zur Selbststeuerung unternehmen können.

Selbstgesteuerte Teams aufbauen: 5 Tipps!

1. Nutzen Sie Selbstorganisation als Zwischenstation

Für viele Menschen und Organisationen ist der direkte Sprung zur vollständigen Selbststeuerung ein zu großer Schritt. Dann ist Selbstorganisation eine kluge Zwischenstation. Bei der Selbstorganisation ist das Team zwar für die Entwicklung und Bereitstellung von Produkten und Dienstleistungen verantwortlich, aber die Geschäftsführung gibt den Rahmen vor, innerhalb dessen gearbeitet werden muss. Die Geschäftsführung bleibt also (vorerst) rechenschaftspflichtig.

Einer der Nachteile selbstgesteuerter Teams kann sein, dass absolute Freiheit lähmend wirken kann. Es kann Menschen verunsichern, besonders wenn sie es bisher nicht gewohnt waren, selbst Entscheidungen zu treffen.

Dann ist es hilfreich, wenn das Management für klare Zielvorgaben sorgt. Welche Ergebnisse müssen erzielt werden, welche Qualität ist erforderlich und wie sieht es mit den gesetzlichen Bestimmungen aus? Bei der Selbstorganisation schafft das höhere Management diesen Rahmen. Danach liegt es an den Teams, den Weg zu finden, um diese Ziele zu erreichen.

2. Das neue Mantra für Führungskräfte: „Let it goooo“

Om de stap naar zelfsturing goed te kunnen maken, is het cruciaal dat alle neuzen dezelfde kant op staan. En vooral: dat managers en stafmedewerkers leren om op hun handen te blijven zitten. Bij zelfsturing zijn managers niet meer in charge en stafmedewerkers niet meer degenen die het beleid tot op de komma uitwerken. Hun rol wordt ondersteunend en faciliterend. 

Deze verschuiving zal menige manager niet in de kouwe kleren gaan zitten. Het zit vaak zó ingebakken dat er gecontroleerd en opgelost moet worden, dat het loslaten ervan bijna lijkt op een afkickproces. Natuurlijk is het verleidelijk om in te grijpen, als je ziet dat iets mis dreigt te gaan terwijl je zelf precies weet hoe iets opgelost zou kunnen worden. 

Neem je toch dingen uit handen van de medewerkers, dan verdampt al snel dé basis voor zelfsturing: het eigenaarschap van de teams. Voor je het weet vervallen mensen toch weer in hun oude, bekende patronen, waarbij de managers alles bepalen en de medewerkers volgen. En dat was nou net niet de bedoeling van de stap naar zelfsturing. Zing dus in jezelf ‘Let it gooo’ en laat het gebeuren. Stel vertrouwen in het oplossend vermogen van je collega’s. Waarschijnlijk word je verrast door hun creativiteit en nieuwe inzichten. En gáát het een keer mis, zie het dan als een belangrijk leermoment voor iedereen.

Het helpt om al in het voortraject uitgebreid bij stil te staan bij de veranderende rollen en de gevolgen ervan goed uit te werken. Vraag nadrukkelijk om commitment. Er zijn mensen bij wie deze manier van werken absoluut niet past en ervoor kiezen om uit de organisatie te stappen. Maar meestal worden de vrijheid en positieve flow herkend en erkend, zelfs als het eerst even wennen is. 

In deze blog lees je meer over de vaardigheden van een goede manager.

3. Werk meer en breder samen

Verantwoordelijkheid nemen betekent dat je een beslissing eerst hebt afgewogen, en goed kunt onderbouwen waarom je iets hebt gedaan. Vroeger lag die taak bij de directie. Bij zelfsturing is het de bedoeling dat het team de knopen doorhakt. Dat vraagt wel om meer samenwerking. Wil je goed zelfsturend aan het werk gaan, dan kun je niet meer op je eigen professionele eiland blijven zitten. Je hebt elkaars kennis en vaardigheden nodig om het totaalplaatje te kunnen zien. 

Zorg ervoor dat een vraagstuk van diverse perspectieven wordt bekeken. Stel multidisciplinaire teams samen, met collega’s van diverse afdelingen. Koester diversiteit in het team: juist de verschillende talenten en persoonlijkheden maken de kans groter dat alle aspecten goed worden meegenomen. Je hoeft het niet altijd eens te zijn met elkaar. Inhoudelijke discussies zijn niet erg, zolang het maar respectvol gebeurt en met vertrouwen in elkaars kwaliteiten en professionaliteit. 

4. Zorg voor goede communicatie

Maak de teams niet te groot.

Voor je het weet ontstaat er een ‘Poolse landdag’ waar iedereen zich buigt over hetzelfde probleem en er ook zijn zegje over wil doen. Dat geeft ruis en maakt de wendbaarheid van de organsatie kleiner. Het is handiger om te werken in kleine teams, waar iedereen elkaar kent en weet te vinden. 

Goede interne communicatie is dan wel een voorwaarde. Niet alleen tussen de teamleden van iedere groep, maar ook tussen de verschillende teams onderling. Dan kun je organisatiebreed de voortgang af te stemmen, kennis delen en het ‘wij’-gevoel goed vasthouden. Want al werk je in verschillende teams, je doet het wel met een gezamenlijk doel en voor één organisatie.

Een voor iedereen toegankelijk intranet, met daarbinnen slim ingerichte subgroepen, bewijst hier uitstekende diensten. Als je de online communicatie een paar maal per jaar afwisselt met een bedrijfsbrede sessie, kan het totaalplaatje bijna niet meer stuk.

5. Voorzie in de nieuwe informatiebehoefte

Om de juiste dingen te doen, is het natuurlijk wel belangrijk om de juiste informatie in handen te hebben. Door de zelfsturing krijgen veel medewerkers voor het eerst te maken met sommige vragen en bedrijfsvoeringsaspecten. Iemand van de werkvloer heeft waarschijnlijk nog niet eerder stilgestaan bij HR-beleid, en kijkt de businesscontroller met heel andere ogen naar een nieuw productieproces. Het is goed om hier rekening mee te houden. 

Pas je Learning Management Systeem aan aan de nieuwe situatie. Waarschijnlijk groeit de behoefte aan laagdrempelige trainingen over bedrijfsvoering en management, maar ook productieprocessen en marktontwikkelingen kunnen van belang zijn. Zet informatie online, maar denk ook aan het organiseren van een informele live themabijeenkomst. Als een financieel controller of HR-manager uitlegt hoe bepaalde processen werken, en je als collega direct vragen kunt stellen, neemt dat veel drempels weg. 

Richt een kennisplatform in, waar informatie over de producten en diensten van je organisatie makkelijk én in begrijpelijke taal te vinden is. Ook uitleg over relevante wet- en regelgeving is fijn om als online naslagwerk bij de hand te hebben. Natuurlijk is Google ieders beste vriend, maar het voelt vertrouwder om dit soort informatie in de eigen omgeving te hebben, en als het even kan met een korte ‘Jip en Janneke’-samenvatting erbij.

Lees hier meer over waarom een LMS essentieel is voor HR.

En, last but not least: maak de managementinformatie, zoals omzet, personeelsbezetting en verzuimpercentage toegankelijk voor iedere medewerker. Het direct kunnen teruglezen van de effecten van bepaalde beslissingen geeft belangrijke input voor toekomstige verbeterslagen.

Inspiratie nodig voor de transitie naar zelfsturing?

‍Er is ook online waarschijnlijk meer mogelijk dan je denkt. Voel je vrij om contact met ons op te nemen om eens te sparren over dit onderwerp. Handig gebruik maken van de mogelijkheden van data en online kennisdeling is helemaal ons ding!