Die ultimative Offboarding-Checkliste mit Tipps für jeden HR-Profi!

Was ist Offboarding?

Onboarding ist in aller Munde – das weiß jeder Personaler. Aber schenken Sie dem Offboarding auch genügend Aufmerksamkeit?

Zuerst ein Schritt zurück: Was ist Offboarding eigentlich? Und was ist der Unterschied zwischen Onboarding und Offboarding?

Offboarding markiert das Ende der „Employer Journey“. Es dreht sich alles um den Moment, in dem ein Mitarbeiter das Unternehmen verlässt.

Auch wenn Sie vielleicht dazu neigen, diesen Prozess so schnell wie möglich hinter sich zu bringen, ist es nicht ratsam, jemanden geräuschlos gehen zu lassen. Offboarding ist nämlich mindestens genauso wichtig wie Onboarding.

Es ist eine wertvolle Investition in die Zukunft, und zwar aus folgenden Gründen:

• Erhalten Sie wertvolles Feedback, von dem Sie in Zukunft profitieren können
• Machen Sie aus einem (ehemaligen) Mitarbeiter einen Botschafter Ihres Unternehmens
• Beeindrucken Sie die verbleibenden Mitarbeiter
• Sorgen Sie für eine ordnungsgemäße Verwaltung
• Halten Sie die Tür für eine mögliche Rückkehr offen

Eine ganze Liste von Vorteilen, wie Sie sehen! Wir werden diese in diesem Blog näher erläutern.

Möchten Sie mehr darüber erfahren, wie Sie Ihre Mitarbeiter zu Botschaftern machen? Dann lesen Sie auch diesen Blog über Internal Branding!

Beispiel für einen HR-Offboarding-Prozess

Der Offboarding-Prozess beginnt oft in dem Moment, in dem Ihr Mitarbeiter fragt:

„Hast du kurz Zeit?“

Besonders gegen Ende des Monats schrillen bei dieser Frage sofort die Alarmglocken. Denn Sie wissen eigentlich schon, was kommt. Ihr Mitarbeiter hat eine „neue Herausforderung gefunden“, wie es so schön heißt. Manchmal kommt das sehr gelegen und man freut sich insgeheim. Meistens jedoch nicht. In vielen Fällen verlässt ausgerechnet der Mitarbeiter das Unternehmen, auf den man sich immer verlassen konnte und in den man durch Schulungen oder Gehaltserhöhungen investiert hat.

Während Sie im Gespräch sitzen, schweifen Ihre Gedanken bereits ab. Vielleicht sind Sie enttäuscht oder überlegen, wie Sie die Stelle so schnell wie möglich neu besetzen können. Und wie war noch gleich die Nummer von der Zeitarbeitsfirma? Treten Sie auf die Bremse. Drücken Sie die Pause-Taste! Bleiben Sie im Moment und vor allem: Bleiben Sie bei Ihrem Mitarbeiter. Wir geben Ihnen einige Tipps, um das Offboarding in geordnete Bahnen zu lenken. Das hat der Mitarbeiter verdient. Aber Sie auch!

Tipp 1 – Planen Sie das Austrittsgespräch

Dieser Offboarding-Tipp steht nicht ohne Grund an erster Stelle. Ein gut geführtes Austrittsgespräch, auch Offboarding-Gespräch genannt, bringt viel. Ihr Mitarbeiter bekommt nicht nur die Chance, Dampf abzulassen, sondern kann dem Unternehmen auch wertvolle Tipps geben. Darüber, warum er während seiner Beschäftigung unzufrieden war, aber auch, was ihm in der letzten Zeit besonders gut gefallen hat. Diesen Input können Sie hervorragend für Ihre weitere Personalpolitik nutzen. Denn so wissen Sie genau, wie Sie andere Mitarbeiter binden und begeistern können!

Hinweis: Nutzen Sie nicht den Moment, in dem der Mitarbeiter seine Kündigung einreicht, für das Austrittsgespräch. Es ist besser, die Emotionen rund um den Abschied erst einmal abklingen zu lassen und sich wirklich Zeit für das Gespräch zu nehmen. Lassen Sie den Mitarbeiter einige Tage vor dem geplanten Gespräch ein Online-Austrittsformular als Grundlage ausfüllen. Trinken Sie eine Tasse Kaffee zusammen und führen Sie das Gespräch in aller Ruhe und Offenheit.

Tipp: Suchen Sie online nach einem Beispiel für ein Austrittsformular, um sich inspirieren zu lassen.

Machen Sie es sich zur Gewohnheit, die Ergebnisse Ihrer Austrittsgespräche alle sechs Monate (anonymisiert) auf Management-Ebene zu besprechen. Lässt sich ein Trend erkennen? Können wir daraus lernen? Welche Tipps und Anregungen sollten aufgegriffen und welche sollten strategisch weiterentwickelt werden?

Het voeren van een gevoelig gesprek over de uitdiensttreding kan lastig zijn. Al helemaal als de omstandigheden door COVID-19 je dwingen het gesprek online te laten verlopen. Hoe maak je het toch persoonlijk, ondanks het computerscherm die ertussen zit? Hoe zorg je ervoor dat het exitgesprek zijn gewenste effect bereikt, terwijl de netwerkverbinding je af en toe in de steek laat? Lees dan ons blog, gevuld met bruikbare tips over een online gesprek voeren.

Tip 2 - Maak afspraken over de interne communicatie

All news travels fast - is soms een vervelende bijkomstigheid als de offboarding niet naar wens verloopt. Voor je het weet ontstaat er ruis, onrust en geroddel rondom het ontslag. Een uitdiensttreding is namelijk altijd voer voor eigen interpretaties, complottheorieën en onduidelijkheden. De tip luidt: maak heldere afspraken over de communicatie, al op het moment dat iemand met zijn ontslagbrief wappert. 

Spreek een duidelijke routing af. Wie moet verder worden geïnformeerd, wanneer en hoe? Wat kan er geantwoord worden als collega’s informeren naar de reden van het ontslag? 

Stel samen een informatiemail op, die zo snel mogelijk naar alle collega’s binnen de organisatie wordt verstuurd. Wat wordt de allerlaatste werkdag van de medewerker? Wat wil je dat er als reden voor de uitdiensttreding wordt genoemd? Mag de nieuwe werkgever worden genoemd of ligt dat juist gevoelig?

Denk ook aan een speciale brief of mail naar externe relaties waar de medewerker regelmatig contact mee had. Is er al een (tijdelijke) opvolger bekend, noem die dan ook duidelijk met naam en nummer, zodat de relatie weet waar hij kan aankloppen in de toekomst. 

Tip 3 - Maak een offboarding checklist

‍Ein großer Vorteil eines guten Offboardings ist, dass es Missverständnisse und Ärger vermeidet. Dies erreichen Sie, indem Sie sicherstellen, dass administrativ alles in Ordnung ist. Es ist hilfreich, dafür eine Offboarding-Checkliste für sich selbst zu erstellen, damit Sie nichts vergessen. Natürlich müssen wir Ihnen nicht sagen, dass Sie keinen Schritt unternehmen sollten, bevor Sie die Kündigung des Mitarbeiters schwarz auf weiß haben. Ein klassisches Kündigungsschreiben mit eigenhändiger Unterschrift auf Papier ist nach wie vor zu bevorzugen. Gerichte werden zwar nachsichtiger bei der Akzeptanz von Kündigungen per E-Mail, aber dann muss ein Nachweis vorliegen, dass die Kündigung auch angekommen ist.

Spreek af wanneer sleutels, telefoon, laptop en autosleutels moeten worden ingeleverd en bij wie. Laat, als het moment daar is, beide partijen tekenen voor ontvangst en voeg het document toe aan het personeelsdossier. Better safe than sorry.

Zet, samen met de vertrekker, de arbeidsvoorwaardelijke zaken goed op een rijtje:

• Hoeveel vakantiedagen zijn er nog over, als je uitgaat van de ontslagdatum? Kunnen deze worden opgenomen voor datum uit dienst?
• Wat gebeurt er met bonussen, eindejaarsuitkering en vakantiegeld?
• Zijn er nog terugbetalingsverplichtingen voor een studie? Of voor zaken die via de werkgever aangeschaft zijn?
• Moet de medewerker rekening houden met een concurrentiebeding? Zo ja, hoe heet wordt die soep ook werkelijk gegeten?

Het kan maar beter duidelijk zijn, nietwaar?!

Tip 4 - Van offboarding naar onboarding

‍Die Show muss weitergehen. Für alle Beteiligten ist es natürlich am angenehmsten, wenn die Arbeit „warm“ übergeben werden kann. Aber leider ist, besonders auf dem aktuellen Arbeitsmarkt, nicht immer sofort ein Nachfolger zur Hand. Vereinbaren Sie daher mit dem ausscheidenden Mitarbeiter, dass er ein klares Übergabedokument für die verbleibenden Kollegen schreibt.

Dit document moet een aantal zaken bevatten, die essentieel zijn om de boel niet stil te laten vallen na vertrek. Waaronder een lijst met interne en externe contactpersonen, belangrijke deadlines, werkafspraken, de locatie en indeling van digitale bestanden. Daarnaast mag een overzicht van nog openstaande actiepunten niet vergeten worden. Als je dit alles combineert met wat informatie uit het exitgesprek, heb je alvast een prachtig inwerkprogramma. 

Ook hulp nodig bij de onboarding? Download dan nu de Onboarding Checklist! Goed nieuws, vanaf nu kun je binnen een aantal klikken op de knop de Onboarding Checklist downloaden. Dit document bevat een aantal cruciale punten die onderdeel zijn van de inwerkperiode van een nieuwe collega. Zo vergeet je niets en kun je direct van start!

Tip 5 - Het ontslag aankondigen aan collega's

Gun iedere medewerker een goede uitdiensttreding. Er zijn ongetwijfeld veel fijne ervaringen die jullie delen. Zélfs als er even irritatie is geweest of als je de teleurstelling over het ontslag nog niet te boven bent.

Ga ervan uit dat je medewerker zich naar beste kunnen heeft ingezet voor de organisatie. En daar mag best even waardering voor worden getoond. e

Vraag je medewerker hoe hij het liefst afscheid wil nemen. Een grootse receptie, een gezellige borrel of een intiem etentje met alleen naaste collega’s? Een enkeling geeft de voorkeur aan een Irish Goodbye; maar vaak is een feestje toch wel een goede afsluiter. Als hiervoor huisregels zijn opgesteld, volg ze dan zoveel mogelijk. Maar houd altijd ruimte voor persoonlijke wensen. 

Schenken Sie der internen Kommunikation zum Abschied des Mitarbeiters ausreichend Aufmerksamkeit. Lassen Sie den Mitarbeiter nicht allein, sondern übernehmen Sie die Organisation der Abschiedsfeier. Das ist für die scheidende Person sehr angenehm. Zudem bietet es Ihnen die Möglichkeit, positive Überraschungen einzubauen. Laden Sie zum Beispiel eine ehemalige Führungskraft ein, an die der Mitarbeiter gute Erinnerungen hat. Erstellen Sie ein „Freundebuch“, in das jeder lustige Erinnerungen schreibt, oder sammeln Sie für ein schönes Abschiedsgeschenk.

Kurz gesagt: Machen Sie ein Fest daraus. Wenn das Arbeitsverhältnis positiv endet, geht der Mitarbeiter nicht im Streit, sondern lässt die Tür für die Zukunft einen Spalt offen. Das ist – gerade in einer Zeit, in der Netzwerke und eine gute Arbeitgebermarke immer wichtiger werden – ein schöner Bonus! Ein gutes Offboarding hat also nur Vorteile. Sowohl für den scheidenden Mitarbeiter als auch für das Unternehmen.

Tipp 6 – Digitales Offboarding

‍Zum Schluss geben wir Ihnen – unserer Meinung nach – den effizientesten Tipp: Gehen Sie digital! So machen Sie es sich viel einfacher. Pluvo bietet zahlreiche Möglichkeiten, Sie dabei zu unterstützen. Vom Exit-Formular über Übergabemöglichkeiten bis hin zur Organisation einer Feier, dem Erstellen eines Freundebuchs, der Berechnung offener Urlaubstage oder einer Checkliste für den Austritt: Alles lässt sich digital erledigen.

Möchten Sie wissen, wie das geht? Dann nehmen Sie gerne Kontakt mit uns auf!