5+ tips for having sensitive conversations online

The coronavirus crisis has forced us to reinvent many established rules. Working from home, limiting the number of people in a room, keeping a distance of one and a half meters… Thanks to a good dose of creativity, most employees have fortunately managed to maintain a high level of business output. But how can you compensate for the lack of face-to-face contact when it comes to more sensitive topics?

Remote conversations that still feel personal: how do you do it?

‍Remember the pre-COVID era? It feels like a different life now: the ease with which you invited applicants to the office, held a performance review in a small meeting room, or had a team meeting with the whole department in a stuffy conference room. It all felt so normal.

Until mid-March, when the threat of the virus brought everything to a halt.

Working life in the Netherlands came to a screeching halt. Working from home became the standard, unless you were in a "vital profession." Almost everyone retreated into their homes as if they were bunkers. And we kept working. Laptops hummed, mobile phones beeped. And that is how we learned to keep the economy running.

But of course, we cannot leave it at that. A status quo is not enough.

We cannot stand still; we must keep moving forward. Keep building, keep learning, and bring in fresh ideas and new people. That is the only way an organization stays healthy.

And that means HR needs to step up. With sharp job interviews, motivating absence management, and an effective evaluation cycle.

But how do you do that with all these limitations? When face-to-face contact isn't (yet) possible and everyone seems glued to their screen? Perhaps these tips will help you make online contact feel warm and personal after all.

Tip 1. Face-to-face is possible online too

‍Not everyone is blessed with the talent to turn a phone call into a compelling audio drama.

Of course, you can hear a voice, but you cannot see your conversation partner's facial expressions or body language. This makes it harder to read between the lines, and before you know it, you miss the essence.

Therefore, make eager use of the possibilities of video calling. Keep one-on-one conversations simple.

No detours into Zoom, Hangouts, or other systems where you spend half an hour dealing with settings ("I can't see you"), fixing audio issues ("You sound like you're in a tunnel"), or struggling with unreadable text.

Use what almost everyone uses for everyday things: WhatsApp. With the camera function. It’s child's play. This way, you can still look each other in the eye without the extra stress.

Tip 2. Slow down

‍Yes, we believe in video calls.But it is still different. Information that reaches us via screens is processed differently by our brains. It takes more energy, and we tune out more quickly.

Someone might also feel a bit uncomfortable because the other person is intruding into their home environment. You feel more scrutinized because a camera offers little room to escape.

Try to take this into account; show understanding and respect for someone's privacy.

Keep your online conversation limited in both time and content. It is better to split that big team meeting into two shorter sessions. Pace emotionally charged conversations by giving someone the chance to prepare in peace via email.

En stuur de documentatie over dat ingewikkelde project ruim voor de vergadering door, zodat iedereen zich goed kan inlezen. Dat had in het ‘oude normaal’ eigenlijk al standaard moeten zijn, maar is nu extra belangrijk.

‍Tip 3. Een goede plek voor je online gesprek

‍In theorie kun je natuurlijk overal een online gesprek houden, zolang je maar een goede internetverbinding hebt. Maar dat werkt niet zo in de praktijk. Een zakelijk gesprek is een zakelijk gesprek. Zéker als het over privacygevoelige zaken gaat of als iemands loopbaan van het gesprek afhangt.

Zo’n gesprek voer je niet aan de kassa bij de buurtsuper, op het schoolplein of in de trein. 

Zorg dus voor een goede plek voor je online gesprek. Ga in een rustige kamer zitten waar je niet gestoord wordt door een blaffende hond, jengelend kind of kat op je toetsenbord.

Maar dat niet alleen. Gun ook je gesprekspartner zo’n goede omgeving. Spreek daarom duidelijk af wie de ander belt en op welk tijdstip, zodat hij er rekening mee kan houden.

Kijk ook even rond voordat je de camera aanzet. Is het uitzicht achter je representatief en zakelijk genoeg? Krijgt je gesprekspartner geen bikinifoto’s, stapels wasgoed of lege wijnflessen in het vizier tijdens het sollicitatiegesprek? 

Tip 4. Weeg je woorden

‍We kennen ze allemaal: die uit de hand gelopen meningsverschillen dankzij onhandig geformuleerde mailtjes.

Dat was al een dingetje vóór corona. Maar nu we elkaar niet vaak live treffen, hebben we nog minder kans om dingen rechtstreeks uit te praten. Laat staan dat we elkaar even op de schouders slaan, een hand geven en weer vrolijk samen verdergaan.

Bovendien staat menigeen na een aantal weken ‘nieuw normaal’ extra op scherp. 

Weeg je woorden daarom nog meer op een goudschaaltje dan voorheen, als je iets schrijft. Maak je een grapje, bedoel je iets niet letterlijk of begrijp je de ander niet: kies een geschikte smiley om de boel lucht te geven.

Merk je dat een mailwisseling escaleert? Pak dan de telefoon en praat het uit.

Ja, soms moet je even je ego opzij zetten. Om daarna de vruchten te plukken van een goede samenwerking. 

Tip 5. Ga voor duidelijkheid

‍De een is visueel ingesteld, de ander leest informatie graag zwart-op-wit. Zoveel mensen, zoveel verwerkingsmethodes. Probeer daarom zoveel mogelijk blended te werken, dan kom je iedereen zoveel mogelijk tegemoet.

Een schriftelijke samenvatting van de gemaakte afspraken na een videocall kan veel onduidelijkheid wegnemen, zelfs voor de mensen die bij het gesprek aanwezig waren.

Heb je een online vergadering met veel aanwezigen of een presentatie waar je echt focus bij nodig hebt? Maak heldere afspraken over het muten van de microfoon of kies liever voor een privéchatfunctie.

Dat voorkomt een kippenhok waar iedereen door elkaar heen kakelt of een chatbox die alleen maar afleidt door non-informatie (“Hee Marjolein, jij ook hier?!”). 

Meer tips nodig?

‍Wij zijn gewend om online te werken en zijn zelf al in de meeste valkuilen gestapt. Dus we hebben ook veel tips op dit gebied. Kun jij nog wel een steuntje in de online rug gebruiken? Neem dan gerust contact met ons op voor een vrijblijvend gesprek.