Sharing knowledge with colleagues starts with the right knowledge-sharing tool!

As an HR professional, you naturally want your employees to perform at their best. Knowledge sharing within organizations is a method that contributes significantly to this. But what exactly is knowledge sharing, and what are the actual benefits?

Sharing knowledge with colleagues or knowledge sharing within organizations is the transfer of one's own expertise to colleagues or other professionals in the field, for example through verbal communication or online training. Once your employees make knowledge sharing a habit, you will see them collaborating more as a team, feeling more motivated, and delivering higher-quality work.

It is also worth noting that knowledge sharing within organizations is a component of knowledge management. Let's dive a bit deeper into that.

Knowledge management is often described as the creation, management, sharing, and use of the knowledge and information available within an organization. In other words: making optimal use of the resources you already have at your disposal! It would be a waste not to, right?!

It is no surprise that online knowledge platforms have been popping up like mushrooms lately. It is, of course, very convenient to be able to learn regardless of time and place, especially when live classes are off the table due to a (not-to-be-named) virus.

You could, of course, fill your intranet with off-the-shelf solutions. After all, there are various providers that sell standard training modules. However, we believe that is a missed opportunity. Every company has its own experts who are excellent at their jobs and possess valuable knowledge. This knowledge is completely tailored to the organization and based on real-world experience. No standard course can compete with that. With the tips below, you can encourage these professionals to share their information with their colleagues.

Would you like to know more about how to build a diverse team with different areas of expertise, skills, and personalities? Then read our blog on recruitment and selection!

How do you encourage (online) knowledge sharing with colleagues?

It must be clear to employees that you want them to share their valuable knowledge with colleagues, and that they are encouraged to contribute to the internal knowledge platform. Explicitly invite everyone to share their practical tips and tricks with others. Make it attractive to pitch ideas by adding a small competition, and above all, keep it simple.

Roll out the red carpet!

Don't get us wrong. We aren't talking about sharing advanced rocket science. Quite the opposite. Ideally, the shared information should be very practical and relevant to the daily operations of the organization. This increases the likelihood that colleagues will actively visit the knowledge portal to learn and actually put that knowledge to use. No one benefits from long, theoretical treatises on a subject that rarely comes up. No matter how well-intentioned, this type of content can end up gathering dust in the archives for years.

Also, take a look at intrinsic motivation in relation to e-learning. That is how you truly motivate your employees.

A masterclass in knowledge management

You can come up with the most brilliant IT solutions, but if they don't meet the users' needs, they will be ignored and your investment will be for nothing. Give your knowledge platform extra bottom-up power by sitting down with a good cross-section of the organization to gauge interest.

Preferably choose colleagues from different departments who are known as early adopters and are open to change.

Use these internal knowledge ambassadors to list what is needed. The platform must be attractive enough for employees to keep coming back. What knowledge do they feel is missing? Are there certain "hot" topics that could be explored further? Is there a lot of reading done in the organization, or is the target audience more interested in photos or video material?

It is also interesting to identify key figures for each topic who can be approached first for a contribution. For example, the financial controller talking about budgeting, an HR manager explaining how to prevent absenteeism, or a warehouse employee showing how to place an order as efficiently as possible.

Foster trust and collegiality

Collegial behavior and mutual trust are important for job satisfaction in any company. But they are also two basic requirements for the success of your internal knowledge sharing. If there is a competitive work atmosphere where people are afraid that others will steal their ideas, they will prefer to keep their knowledge and experience to themselves. Criticizing others because their information isn't interesting to you creates fear and ensures that no new contributions will be written anytime soon.

Het is dan ook goed om bij het starten van je interne kennisplatform aandacht te besteden aan de ‘why’ van dit portal: het delen van jouw kennis en ervaring met je collega’s. Je schrijft geen content om op te scheppen of de ander de loef af te steken. Maar gewoon om andere medewerkers te helpen en samen het werken makkelijker en leuker te maken. 

Geef kennisdeling op de werkvloer een zetje  

Kennisdeling binnen organisaties gaat vaak niet vanzelf. Verwacht dus ook niet dat er direct een groot tsunami aan bijdragen binnenstroomt op het interne kennisplatform. Het kost mensen vaak tijd om de weg te vinden naar een nieuw medium. Dat geldt voor lezers, maar al helemaal voor auteurs die heel veel vakinhoudelijke kennis hebben, maar weinig tot nooit in het openbaar publiceren. Daar moet soms wel wat schroom worden overwonnen.

Het is dus slim om in eerste instantie actief potentiële kennisleveranciers te benaderen met het verzoek om een bijdrage te schrijven aan het platform. Gaat het over een onderwerp dat ook makkelijk in beeld kan worden gebracht, dan is vloggen natuurlijk ook een mooie optie. Laat mensen vooral niet ‘zwemmen’. Bied aan om een communicatiemedewerker mee te laten lezen en waar nodig te redigeren. Denk mee over aantrekkelijk foto- en videomateriaal. En zorg voor een duidelijk aanspreekpunt waar de plaatser van berichten kan aankloppen als het even niet helemaal lukt. 

De juiste kennisdeling tool

Kies voor een platform voor kennis delen dat zo flexibel mogelijk benaderd kan worden. Dan hebben we het niet alleen over een programma dat op de computer of laptop kan draaien, maar bij voorkeur ook op tablet of telefoon. Houd de indeling overzichtelijk; een filter op doelgroep en onderwerpen helpt hier enorm bij. Mensen worden dan niet overspoeld met onnodige kennis, maar krijgen gerichter informatie in beeld. En natuurlijk, Google-monsters als wij zijn geworden: zorg voor een optimale zoekfunctie, zodat de kennis makkelijk op onderwerp kan worden opgezocht. 

Los van alle ‘harde’ IT-eisen is het ook slim om in te zoomen op de vormgeving van de online leeromgeving. Het oog wil ook wat, dus een fijn leesbaar lettertype en rustig beeld maakt het extra aantrekkelijk om weer eens in te loggen. Tot slot mag het platform ook grappige, luchtige weetjes bevatten. Het hoeft allemaal niet té zwaar te worden. Ook met humor kun je kennis overbrengen!

Ben je op zoek naar een platform voor kennisdelen? Ga het gesprek met Pluvo aan!