Mentorship program: also highly valuable in a production environment!

In a previous blog, we wrote about the added value of a buddy during the onboarding of a new employee. In any work environment, human connection provides a warmer welcome than any bouquet of flowers or high-tech laptop ever could. This applies just as much in an office as it does in a factory or healthcare facility.

A workplace mentor is also highly valuable, but goes a significant layer deeper than a buddy when it comes to training and personal development. This is especially useful in a production environment. In this blog, we explain why, and how you can effectively shape a mentorship program.

‍

What is a mentorship program?‍

A mentorship program is when a mentor works with one or more mentees over an extended period. The goal of mentorship is usually to pass on knowledge or skills that the other person does not yet possess. This can involve practical matters directly related to production, but a mentor often also opens up their network to the mentee, helping them build professional relationships.

Mentorship is not the same as coaching, although it may seem similar. A mentor provides advice and direction in a specific field where they have gained significant experience themselves. A coach, like a mentor, has the skills to guide someone, but does not necessarily need to have the same subject-matter expertise or professional proficiency as the coachee.

The benefits of mentorship in the manufacturing sector‍

Mentoring brings many benefits to any work environment:

• increased employee engagement;
• retention of knowledge and experience within the organization;
• higher staff retention;
• personal development for both mentee and mentor;
• greater job satisfaction and happier customers.

When we zoom in specifically on the manufacturing sector, we find some additional advantages of mentorship:

• increased safety awareness and product knowledge;
• reduced risk of workplace accidents and absenteeism;
• increased efficiency and productivity.

In short: it is definitely worth considering the structural implementation of a mentor in your factory or workshop! Naturally, we have a few tips for you in this regard:

‍1. Choose your mentor carefully

A mentor has an advisory role and must be able to effectively guide their mentee(s). This requires not only subject-matter experience and professional knowledge, but also strong soft skills, such as social skills, motivation, and leadership qualities. Keep this in mind when appointing a mentor.

Meestal is een mentor een ‘oude rot’ in het vak, met veel vlieguren in het vak en jarenlange ervaring bij de werkgever. Toch kan er ook sprake zijn van ‘omgekeerd mentorship’: in dat geval is het juist een jongere werknemer die oudere collega’s wegwijs maakt. Bijvoorbeeld in het gebruik van AI of andere computertechnologie, of hightech productiemiddelen.

‍Mentorship kan dus ook de andere kant op een generatiekloof dichten!‍

2. Faciliteer mentors goed

Doorgaans moet mentorschap worden gecombineerd met andere dagelijkse werkzaamheden. Voorkom werkdruk door mentors goed te faciliteren. Plan voor hen bijvoorbeeld voldoende tijd in om mentees te begeleiden. Houd in het rooster rekening met voorbereidingstijd en evaluatiemomenten, en maak het mogelijk om boven de sterkte te kunnen werken en te observeren, terwijl de mentee het uitvoerende werk doet. 

Om de vorderingen van het mentorship program goed te kunnen monitoren zal een en ander online moeten worden geregistreerd. Mocht de mentor nog niet echt digitaal vaardig zijn, bied dan naast een laptop ook een computercursus aan. Houd er ook rekening mee dat juist in een productieomgeving lang niet iedereen gewend is om sturing te geven aan een meer onervaren collega. Daarom is scholing van de mentor in bijvoorbeeld leiderschapsvaardigheden geen overbodige luxe.‍

3. Wijze van begeleiding mentees

Maak een bewuste keuze in de begeleidingsvorm. Als je de vaardigheden van een medewerker wil verbeteren en misschien ook de verdere loopbaan beter vorm wil geven, zal 1-op-1-begeleiding waarschijnlijk het meest geschikt zijn. Er is dan extra ruimte voor maatwerk bij het leren en begeleiden en het bieden van persoonlijke aandacht.

Maar soms is het juist de bedoeling om een heel team tegelijkertijd naar een hoger level te brengen in vakkennis of efficiency, of wil je de onderlinge samenwerking verbeteren. In dat geval zou een mentor ook verschillende mentees tegelijkertijd kunnen begeleiden. Het voordeel is dan dat collega’s van elkaar kunnen leren door hun best practices uit te wisselen, en een mentor hoeft maar één keer iets uit te leggen aan de groep mentees (als het goed is 😉).‍

4. Inhoud programma

De duur en inhoud van je mentorship program hangt uiteraard af van verschillende factoren. Denk bijvoorbeeld aan het doel dat je wilt bereiken, maar ook het kennis- en ervaringsniveau van zowel mentor als mentee(s), het opleidingsbudget en de organisatiecultuur kunnen uiteenlopen. Laat bij het samenstellen van het traject in ieder geval de volgende onderdelen terugkomen:

• Kennismaking: check eerst tijdens een individueel gesprek of er voldoende klik is tussen mentor en mentee. Staat de mentee open voor begeleiding en ontwikkeling? Staat de leervraag helder voor ogen? En, ook niet onbelangrijk voor het leerproces, is er een persoonlijke klik tussen beiden?
• Maak een plan: bepaal de doelstelling en wat ervoor nodig is om die stip aan de horizon te bereiken. Leg de lat niet te hoog; met kleinere tussenstapjes (en bijbehorende succeservaringen) kun je het einddoel vaak makkelijker én plezieriger bereiken. Giet het plan ook niet in beton. Mocht tijdens het traject blijken dat het tempo te snel of juist te traag is, of als er ontwikkelingen op organisatorisch of persoonlijk vlak zijn, dan moet het kunnen worden bijgesteld.
• Plan evaluatiemomenten in: laat mentor en mentee(s) geregeld de stand van zaken evalueren. Alleen dan weet je zeker of alles nog naar wens verloopt, of dat het programma moet worden aangepast. Trek daarom al bij de start van het mentorprogramma de agenda’s om regelmatig terugkerende evaluatiemomenten in te plannen. 
• Afronden: als het goed is komt er een moment waarop het einddoel van het mentorship program bereikt is. Dit mag best een feestelijk tintje krijgen, met een gebakje en het uitreiken van een certificaat bijvoorbeeld. Eventueel kan er samen met de mentee een nieuw ontwikkelingsdoel worden vastgesteld, waar, al dan niet met dezelfde mentor, verder aan zou kunnen worden gewerkt. En vergeet niet om nog even te reflecteren op de afgelopen periode. Hebben de mentor en de mentee nog tips en tops?

Dat kan waardevolle input opleveren voor andere mentortrajecten.‍

‍5. Gebruik e-learning

Een mentorship program draait vooral om het vergroten van kennis, vaardigheden en persoonlijke ontwikkeling. Niet alleen van de mentee, maar ook van de mentor zelf! E-learning biedt in dit kader enorm veel voordelen. Niet alleen om te voorkomen dat je bij ieder programma steeds weer het wiel opnieuw moet uitvinden, maar ook om goed in te kunnen spelen in verschillen in niveau en leerstijlen. 

Combineer direct persoonlijk contact met online materiaal. Dat bespaart tijd, is aantrekkelijk en biedt veel flexibiliteit. Of het nu gaat om het opdoen van hard skills (zoals het aanleren van techniek, een taal of computervaardigheden) of soft skills (denk aan leidinggeven, samenwerken of klantvriendelijkheid): je kunt de te leren materie in fijn behapbare modules opknippen, van verschillend niveau. Verandert er iets in de organisatie of productiewijze? Dan is de lesstof vrij makkelijk aan te passen. 

Zet bij e-learning diverse media in, zodat er voor elk wat wils is. Zeker in een productieomgeving, waar medewerkers doorgaans niet dagelijks met hun neus in de boeken of achter een beeldscherm te vinden zijn, zal een video of podcast als een stuk aantrekkelijker worden ervaren. Kies je voor tekst, houd het dan graag op laagdrempelig B1-taalniveau. 

‍

Interesse in meer tips & tricks over het maken van een aantrekkelijk mentorprogramma?‍

Experience the power of Pluvo for yourself! Click here for a demo or call +31 (20) 560 5001.

‍