5 practical tips for effective organizational change

De doorsneemens houdt niet van verandering. Dat zit diep verankerd in onze genen. In de oertijd was het een stuk makkelijker overleven in een voorspelbare omgeving, waarin je zo min mogelijk de kans liep om te worden overvallen door gevaarlijke belagers of onverwachte natuurrampen.

Helaas, met louter stilstand en voorspelbaarheid komen we vandaag de dag niet meer weg. In de huidige maatschappij moet je juist méé met technologische vooruitgang en nieuwe wetenschappelijke inzichten. Een organisatie en zijn medewerkers moeten zo flexibel zijn als Barbapapa. Ben je dat niet, dan dreig je als grijze muis in de vergetelheid te verdwijnen.

Veel werkgevers worstelen met het introduceren van een nieuwe organisatiestructuur of andere werkwijze. Misschien herken je het. Je hebt een prachtig Learning Managementsysteem aangekocht, maar niemand schrijft zich in. Die dure, superhandige machine staat stof te vangen op de werkvloer omdat niemand hem gebruikt. Of iedere vergadering over het nieuwe functiehuis bestaat uit een lange klaagzang vol onbegrip. Je zou er bijna moedeloos van worden. Troost je, je bent de enige niet. Niet voor niets vliegen trainingen en boeken over change management als warme broodjes over de toonbank.

Hoe doorbreek je die weerstand en breng je je medewerkers in beweging? In dit blog zetten we onze vijf beste tips voor jou op een rijtje.

‍

1. Interne communicatie die staat als een huis

Onbekend maakt onbemind. Zorg dus voor een warme introductie van je nieuwe idee of aanwinst. Bijvoorbeeld door al in een vroeg stadium duidelijk te maken waarom je tot de verandering wilt of moet overgaan. Als je dat doel duidelijk vertelt in voor iedereen begrijpelijke taal, verlaag je de acceptatiedrempel aanzienlijk.

Communiceer bij voorkeur vanuit één centraal systeem, en gebruik diverse media: van papieren nieuwsbrief tot een podcast, van kennisplatform tot e-mail. Gebruik voor dit specifieke onderwerp of project altijd hetzelfde logo en een herkenbare tone of voice. Mensen raken dan makkelijker aan de boodschap gewend, gaan het herkennen en zullen het op een zeker moment als vertrouwd ervaren.

2. Creëer interne ambassadeurs

‘Mij hebben ze niets gevraagd’ werpt al bij voorbaat een hoge drempel op voor de veranderingen gaan komen. Zorg daarom voor mogelijkheden om mee te denken en ideeën aan te leveren. Dan kan de grootste criticaster zelfs omslaan naar een interne ambassadeur.

Nodig medewerkers dus actief uit om deel te nemen aan een projectgroep, organiseer informatiebijeenkomsten en open een online ideeënbus waarin voorstellen en meningen gedropt kunnen worden. Vervolgens is het dan natuurlijk wel de bedoeling dat je ideeën en vragen ook werkelijk meeneemt in het veranderingsproces.

3. Gebruik de kracht van verbinding

Wil je de verandering goed implementeren in de organisatie, dan is het slim om gebruik te maken van social learning. Breng mensen in verbinding met elkaar op een centrale plek waar men elkaar online of live kan ontmoeten, tips kan uitwisselen en vragen kan stellen. Door te leren van en met collega’s raken mensen enthousiast en zelfverzekerd.

Richt een blended leeromgeving in, waarin hybride gewerkt en geleerd kan worden. Dan profiteer je zowel van de flexibiliteit van online kennisoverdracht als de verbindingskracht van persoonlijke ontmoetingen.

Merk je dat iemand al positieve ervaringen heeft opgedaan met een nieuwe werkwijze of organisatiestructuur? Laat hem of haar zijn verhaal doen. Storytelling door een naaste collega heeft namelijk veel overtuigingskracht! Als iemand uit betrouwbare bron heeft gehoord dat iets leuk is of bepaalde voordelen biedt, is diegene eerder geneigd om iets nieuws uit te proberen.

4. Adresseer mensen persoonlijk

Voorkom een tsunami aan updates die rechtstreeks in de prullenbak belanden omdat ze niet passen bij de belevingswereld van de lezer of kijker. Target je berichten. Houd er rekening mee dat niet iedereen op hetzelfde niveau communiceert, en dat niet ieder bericht voor alle medewerkers relevant is. Sorteer daarom je nieuwsberichten op tone of voice, taalniveau en onderwerp per doelgroep. Houd wel altijd een zo persoonlijk mogelijke toon aan, waardoor mensen zich aangesproken voelen.

Zijn er belangrijke nieuwtjes die echt niemand mag missen? Gebruik dan een eenvoudige, heldere schrijfstijl, of maak een duidelijke en aantrekkelijke videoboodschap die je naar iedereen stuurt. Je kunt dit soort berichten natuurlijk ook op je intranet of kennisplatform zetten. Een pushmelding of pop-up met een link naar het bericht trekt dan de nodig aandacht.

5. Gamification

Gamification helpt om ingewikkelde informatie of feiten die weerstand kunnen oproepen spelenderwijs en laagdrempelig over te brengen. Maak bijvoorbeeld een kennisquiz, organiseer een behendigheidstoernooi met collega’s of een spel waarbij je raadsels moet oplossen over het onderwerp dat je wilt introduceren. Omdat het leuk is om op deze manier kennis tot je te nemen, zal de medewerker heel gemotiveerd zijn om nog even door te lezen of langer te blijven luisteren.

You can use gamification to explain the background of changes, or to provide new insights into the benefits and possibilities of a new structure, working method, or product.

But gamification has another advantage: it can also make people aware of their own behavioral patterns or ways of thinking. Is it perhaps a fear of the unknown that makes them dig in their heels, or does it have to do with previous negative experiences? By shedding new light on this in a playful way, resistance can turn into understanding or curiosity.

‍

Need more practical tips on change management?
Feel free to contact us. We would love to help you think through communication, knowledge transfer, and online solutions. Because that is exactly what we are good at!