What can self-managing teams do for your organization?

What is a self-managing team?

While older employees might still be used to taking orders from a manager, most millennials highly value equality. They want to be involved in decision-making, feel a sense of ownership, and demand sufficient freedom in how they carry out their work. And let’s be honest: most people don’t need someone else to dictate everything for them. At home, you make sure the rent is paid and the fridge is stocked. Why should work be any different?

Read more about employee experience: make your organization a great place to work!

The idea of a self-managing organization isn't so crazy after all. But what exactly do we mean by it?

In a self-managing organization, teams have complete freedom to define their goals and the path they take to achieve them. Employees take responsibility for giving their best to deliver top results. And they can be held accountable for it, too. The team is responsible and accountable.

Benefits of self-managing teams

Companies like Buurtzorg and ABN Amro have proven that self-managing teams offer many advantages. Below is a summary of the biggest benefits of self-managing teams:

1. You make optimal use of your employees' personal talents.
2. You organize your teams around the customer.
3. You make business operations much more agile than in the old-fashioned hierarchical corset.
4. It leads to much greater job satisfaction.
5. Employees feel more trusted and have the opportunity to develop further than in a 'standard' organization.

Sounds great, right?! Yet many organizations that eagerly tried to implement the self-management concept have been in for a rude awakening. It turns out it’s not just a matter of flipping a switch, but primarily a matter of patience. Both employees and managers need to be ready for it. And there are quite a few pitfalls to such a transition. Let us guide you through the first steps you could take on the road to self-management.

Setting up self-managing teams: 5 tips!

1. Use self-organization as a stepping stone

For many people and organizations, moving to full self-management in one go is too big a step. In that case, self-organization is a smart intermediate stage. With self-organization, the team is responsible for the development and delivery of products and services, but management provides the framework within which the work must be done. Management therefore remains (for the time being) accountable.

One of the disadvantages of self-managing teams can be that total freedom can be paralyzing. It can confuse people, especially if they weren't previously used to making decisions themselves.

In that case, it’s helpful if management ensures that the goals are clear. What results need to be achieved, what quality is required, and what about laws and regulations? With self-organization, senior management creates those frameworks. It is then up to the teams to determine the path to reach those goals.

2. The new mantra for managers: ‘Let it go’

Om de stap naar zelfsturing goed te kunnen maken, is het cruciaal dat alle neuzen dezelfde kant op staan. En vooral: dat managers en stafmedewerkers leren om op hun handen te blijven zitten. Bij zelfsturing zijn managers niet meer in charge en stafmedewerkers niet meer degenen die het beleid tot op de komma uitwerken. Hun rol wordt ondersteunend en faciliterend. 

Deze verschuiving zal menige manager niet in de kouwe kleren gaan zitten. Het zit vaak zó ingebakken dat er gecontroleerd en opgelost moet worden, dat het loslaten ervan bijna lijkt op een afkickproces. Natuurlijk is het verleidelijk om in te grijpen, als je ziet dat iets mis dreigt te gaan terwijl je zelf precies weet hoe iets opgelost zou kunnen worden. 

Neem je toch dingen uit handen van de medewerkers, dan verdampt al snel dé basis voor zelfsturing: het eigenaarschap van de teams. Voor je het weet vervallen mensen toch weer in hun oude, bekende patronen, waarbij de managers alles bepalen en de medewerkers volgen. En dat was nou net niet de bedoeling van de stap naar zelfsturing. Zing dus in jezelf ‘Let it gooo’ en laat het gebeuren. Stel vertrouwen in het oplossend vermogen van je collega’s. Waarschijnlijk word je verrast door hun creativiteit en nieuwe inzichten. En gáát het een keer mis, zie het dan als een belangrijk leermoment voor iedereen.

Het helpt om al in het voortraject uitgebreid bij stil te staan bij de veranderende rollen en de gevolgen ervan goed uit te werken. Vraag nadrukkelijk om commitment. Er zijn mensen bij wie deze manier van werken absoluut niet past en ervoor kiezen om uit de organisatie te stappen. Maar meestal worden de vrijheid en positieve flow herkend en erkend, zelfs als het eerst even wennen is. 

In deze blog lees je meer over de vaardigheden van een goede manager.

3. Werk meer en breder samen

Verantwoordelijkheid nemen betekent dat je een beslissing eerst hebt afgewogen, en goed kunt onderbouwen waarom je iets hebt gedaan. Vroeger lag die taak bij de directie. Bij zelfsturing is het de bedoeling dat het team de knopen doorhakt. Dat vraagt wel om meer samenwerking. Wil je goed zelfsturend aan het werk gaan, dan kun je niet meer op je eigen professionele eiland blijven zitten. Je hebt elkaars kennis en vaardigheden nodig om het totaalplaatje te kunnen zien. 

Zorg ervoor dat een vraagstuk van diverse perspectieven wordt bekeken. Stel multidisciplinaire teams samen, met collega’s van diverse afdelingen. Koester diversiteit in het team: juist de verschillende talenten en persoonlijkheden maken de kans groter dat alle aspecten goed worden meegenomen. Je hoeft het niet altijd eens te zijn met elkaar. Inhoudelijke discussies zijn niet erg, zolang het maar respectvol gebeurt en met vertrouwen in elkaars kwaliteiten en professionaliteit. 

4. Zorg voor goede communicatie

Maak de teams niet te groot.

Voor je het weet ontstaat er een ‘Poolse landdag’ waar iedereen zich buigt over hetzelfde probleem en er ook zijn zegje over wil doen. Dat geeft ruis en maakt de wendbaarheid van de organsatie kleiner. Het is handiger om te werken in kleine teams, waar iedereen elkaar kent en weet te vinden. 

Goede interne communicatie is dan wel een voorwaarde. Niet alleen tussen de teamleden van iedere groep, maar ook tussen de verschillende teams onderling. Dan kun je organisatiebreed de voortgang af te stemmen, kennis delen en het ‘wij’-gevoel goed vasthouden. Want al werk je in verschillende teams, je doet het wel met een gezamenlijk doel en voor één organisatie.

Een voor iedereen toegankelijk intranet, met daarbinnen slim ingerichte subgroepen, bewijst hier uitstekende diensten. Als je de online communicatie een paar maal per jaar afwisselt met een bedrijfsbrede sessie, kan het totaalplaatje bijna niet meer stuk.

5. Voorzie in de nieuwe informatiebehoefte

Om de juiste dingen te doen, is het natuurlijk wel belangrijk om de juiste informatie in handen te hebben. Door de zelfsturing krijgen veel medewerkers voor het eerst te maken met sommige vragen en bedrijfsvoeringsaspecten. Iemand van de werkvloer heeft waarschijnlijk nog niet eerder stilgestaan bij HR-beleid, en kijkt de businesscontroller met heel andere ogen naar een nieuw productieproces. Het is goed om hier rekening mee te houden. 

Pas je Learning Management Systeem aan aan de nieuwe situatie. Waarschijnlijk groeit de behoefte aan laagdrempelige trainingen over bedrijfsvoering en management, maar ook productieprocessen en marktontwikkelingen kunnen van belang zijn. Zet informatie online, maar denk ook aan het organiseren van een informele live themabijeenkomst. Als een financieel controller of HR-manager uitlegt hoe bepaalde processen werken, en je als collega direct vragen kunt stellen, neemt dat veel drempels weg. 

Richt een kennisplatform in, waar informatie over de producten en diensten van je organisatie makkelijk én in begrijpelijke taal te vinden is. Ook uitleg over relevante wet- en regelgeving is fijn om als online naslagwerk bij de hand te hebben. Natuurlijk is Google ieders beste vriend, maar het voelt vertrouwder om dit soort informatie in de eigen omgeving te hebben, en als het even kan met een korte ‘Jip en Janneke’-samenvatting erbij.

Lees hier meer over waarom een LMS essentieel is voor HR.

En, last but not least: maak de managementinformatie, zoals omzet, personeelsbezetting en verzuimpercentage toegankelijk voor iedere medewerker. Het direct kunnen teruglezen van de effecten van bepaalde beslissingen geeft belangrijke input voor toekomstige verbeterslagen.

Inspiratie nodig voor de transitie naar zelfsturing?

‍There is likely more possible online than you think. Feel free to reach out to us to brainstorm about this. Leveraging the potential of data and online knowledge sharing is exactly what we do best!