The ultimate offboarding checklist with tips for every HR professional!

What is offboarding?

Onboarding is hot – every HR professional knows that. But are you paying enough attention to offboarding?

First, let's take a step back: What is offboarding exactly? And what is the difference between onboarding and offboarding?

Offboarding concerns the end of the employer journey. It has everything to do with the moment an employee leaves the company.

Although you might be tempted to get this process over with as quickly as possible, it is not advisable to let someone leave quietly. Offboarding is at least as important as onboarding.

It is a valuable investment in the future, and here is why:

• Receive valuable feedback that you can benefit from in the future
• Turn a (former) employee into an ambassador for your organization
• Make an impression on the employees who are staying behind
• Ensure that the administration is in order
• Keep the door open for a potential return

A whole list of benefits, as you can see! We will explain these in more detail in this blog.

Want to know more about how to turn your employees into ambassadors? Then check out this blog about internal branding!

HR offboarding process example

The offboarding process often begins the moment your employee asks:

“Do you have a minute?”

Especially towards the end of the calendar month, this question sets off loud alarm bells in your head. Because you already know what is coming. Your employee has found a new challenge, as they say. Sometimes it comes at a convenient time and you do a little victory dance inside. But usually, it doesn't. In many cases, it is exactly that employee who you could always rely on and in whom you have invested through training or an extra salary step, who is leaving.

Terwijl je in het gesprek zit, dwalen de gedachten al door je hoofd. Misschien over teleurstelling in de medewerker of hoe je die vacature zo snel mogelijk opgevuld krijgt. En wat het telefoonnummer van dat uitzendbureau nou ook alweer? Ga even in de remmen. Zet jezelf on hold! Blijf bij het moment en vooral: blijf bij je medewerker. Wij geven je wat tips om de offboarding in goede banen te leiden. Dat verdient de medewerker. Maar jij ook!

Tip 1 - Schedule the exit interview

This offboarding tip is at number 1 for a reason. Conducting a good exit interview, also called an offboarding interview, yields a lot. Your employee not only gets the chance to blow off steam, but can also provide the organization with good tips. About where they lost interest during their employment, but also what they have been happy with recently. You can put this input to good use for your future policy. Because now you know exactly how to keep other employees engaged and motivated!

Let wel: gebruik niet het moment waarop de medewerker zijn ontslag aankondigt als het moment waarop je een exitgesprek gaat voeren. Het is beter om alle emoties rondom de uitdiensttreding eerst even te laten zakken en echt goed de tijd te nemen voor het gesprek. Laat de medewerker een paar dagen voor het geplande exitgesprek een online exitformulier invullen als basis. Neem er een lekkere kop koffie bij en ga in alle rust en eerlijkheid samen het gesprek aan. 

Tip: Search online for an example exit form for inspiration.

Make it a good habit to review the results of your exit interviews (anonymously) at the management level every six months. Is there a trend to be discovered? Can we learn something from it? Which tips and tricks should be picked up and which should be developed into policy?

Het voeren van een gevoelig gesprek over de uitdiensttreding kan lastig zijn. Al helemaal als de omstandigheden door COVID-19 je dwingen het gesprek online te laten verlopen. Hoe maak je het toch persoonlijk, ondanks het computerscherm die ertussen zit? Hoe zorg je ervoor dat het exitgesprek zijn gewenste effect bereikt, terwijl de netwerkverbinding je af en toe in de steek laat? Lees dan ons blog, gevuld met bruikbare tips over een online gesprek voeren.

Tip 2 - Maak afspraken over de interne communicatie

All news travels fast - is soms een vervelende bijkomstigheid als de offboarding niet naar wens verloopt. Voor je het weet ontstaat er ruis, onrust en geroddel rondom het ontslag. Een uitdiensttreding is namelijk altijd voer voor eigen interpretaties, complottheorieën en onduidelijkheden. De tip luidt: maak heldere afspraken over de communicatie, al op het moment dat iemand met zijn ontslagbrief wappert. 

Spreek een duidelijke routing af. Wie moet verder worden geïnformeerd, wanneer en hoe? Wat kan er geantwoord worden als collega’s informeren naar de reden van het ontslag? 

Stel samen een informatiemail op, die zo snel mogelijk naar alle collega’s binnen de organisatie wordt verstuurd. Wat wordt de allerlaatste werkdag van de medewerker? Wat wil je dat er als reden voor de uitdiensttreding wordt genoemd? Mag de nieuwe werkgever worden genoemd of ligt dat juist gevoelig?

Denk ook aan een speciale brief of mail naar externe relaties waar de medewerker regelmatig contact mee had. Is er al een (tijdelijke) opvolger bekend, noem die dan ook duidelijk met naam en nummer, zodat de relatie weet waar hij kan aankloppen in de toekomst. 

Tip 3 - Maak een offboarding checklist

‍Een groot voordeel van goede offboarding is dat het misverstanden en gedoe voorkomt. Dit doe je door te zorgen dat alles administratief op orde is. Handig is om hiervoor een offboarding checklist voor jezelf op te stellen, zodat je niks vergeet. Natuurlijk hoeven we je niet te vertellen dat je geen stap zet, voordat je het ontslag van de medewerker zwart-op-wit hebt gekregen. Een ouderwetsche ontslagbrief met zwierige handtekening op papier verdient immers nog altijd de voorkeur. Rechters worden echter wel wat toegeeflijker met het accepteren van ontslag per e-mail, maar dan moet er wel bewijs zijn dat de opzegging is aangekomen. 

Spreek af wanneer sleutels, telefoon, laptop en autosleutels moeten worden ingeleverd en bij wie. Laat, als het moment daar is, beide partijen tekenen voor ontvangst en voeg het document toe aan het personeelsdossier. Better safe than sorry.

Zet, samen met de vertrekker, de arbeidsvoorwaardelijke zaken goed op een rijtje:

• Hoeveel vakantiedagen zijn er nog over, als je uitgaat van de ontslagdatum? Kunnen deze worden opgenomen voor datum uit dienst?
• Wat gebeurt er met bonussen, eindejaarsuitkering en vakantiegeld?
• Zijn er nog terugbetalingsverplichtingen voor een studie? Of voor zaken die via de werkgever aangeschaft zijn?
• Moet de medewerker rekening houden met een concurrentiebeding? Zo ja, hoe heet wordt die soep ook werkelijk gegeten?

Het kan maar beter duidelijk zijn, nietwaar?!

Tip 4 - Van offboarding naar onboarding

‍The show must go on. Het is voor alle partijen natuurlijk het fijnste als het werk “warm” kan worden overgedragen. Maar helaas is er, zeker met de huidige arbeidsmarkt, niet altijd meteen een troonopvolger voorhanden. Spreek daarom met de medewerker die uit dienst treedt af dat hij een duidelijk overdrachtsdocument schrijft voor de achterblijvers.

Dit document moet een aantal zaken bevatten, die essentieel zijn om de boel niet stil te laten vallen na vertrek. Waaronder een lijst met interne en externe contactpersonen, belangrijke deadlines, werkafspraken, de locatie en indeling van digitale bestanden. Daarnaast mag een overzicht van nog openstaande actiepunten niet vergeten worden. Als je dit alles combineert met wat informatie uit het exitgesprek, heb je alvast een prachtig inwerkprogramma. 

Ook hulp nodig bij de onboarding? Download dan nu de Onboarding Checklist! Goed nieuws, vanaf nu kun je binnen een aantal klikken op de knop de Onboarding Checklist downloaden. Dit document bevat een aantal cruciale punten die onderdeel zijn van de inwerkperiode van een nieuwe collega. Zo vergeet je niets en kun je direct van start!

Tip 5 - Het ontslag aankondigen aan collega's

Gun iedere medewerker een goede uitdiensttreding. Er zijn ongetwijfeld veel fijne ervaringen die jullie delen. Zélfs als er even irritatie is geweest of als je de teleurstelling over het ontslag nog niet te boven bent.

Ga ervan uit dat je medewerker zich naar beste kunnen heeft ingezet voor de organisatie. En daar mag best even waardering voor worden getoond. e

Vraag je medewerker hoe hij het liefst afscheid wil nemen. Een grootse receptie, een gezellige borrel of een intiem etentje met alleen naaste collega’s? Een enkeling geeft de voorkeur aan een Irish Goodbye; maar vaak is een feestje toch wel een goede afsluiter. Als hiervoor huisregels zijn opgesteld, volg ze dan zoveel mogelijk. Maar houd altijd ruimte voor persoonlijke wensen. 

Pay sufficient attention to internal communication regarding the employee's departure. Don't leave the employee to figure it out on their own; take charge of organizing the farewell gathering. This is a great relief for the person leaving. Furthermore, it gives you the chance to incorporate positive surprises. For example, invite a former manager with whom the employee has fond memories. Put together a 'memory book' where everyone writes down funny anecdotes, or pass the hat around for a nice farewell gift.

In short: make it a celebration. If the employment relationship ends on a positive note, the employee won't leave on bad terms, and the door will always remain slightly ajar. This is a great bonus, especially in an era where networking and positioning yourself well as an employer are becoming increasingly important! A good offboarding process therefore has nothing but advantages. For the departing employee, but also for the organization.

Tip 6 - Digital offboarding

‍Finally, we offer you what we consider the most efficient tip: go digital! It makes things so much easier for you. Pluvo offers all kinds of features to support you in this. From exit forms and handover options to organizing a party, creating a memory book, calculating remaining vacation days, or managing an offboarding checklist: it can all be done digitally.

Want to know how to do that? Feel free to contact us!