Workplace conflicts: put a positive spin on them

Workplace conflicts? Here are 7 tips for managers!

You choose your friends, but you don't choose your family or your colleagues. It can easily happen that employees' opinions or personalities clash. And that’s where an important difference comes into play: in your private life, you can usually avoid each other for a while without serious consequences. But with workplace conflicts, you can't just decide to avoid all contact. You will eventually have to find a way to work together if you want to keep the situation manageable.

It can also happen within your team that two colleagues end up at loggerheads. Excluding someone, or giving each other the silent treatment.

How do you, as a manager, handle these kinds of problematic situations? We have a few tips to take the pressure off.

‍Tip 1 - Open communication as a foundation

Prevention is better than cure. Create a culture within the team where it is normal to address issues with each other in a positive, constructive way. Where you talk with each other, instead of about each other. Open communication makes it much less likely that frustrations will simmer and, often at an unexpected moment, explode.

As a manager, you naturally have a leading role in how you communicate. Be proactive and regularly walk the work floor. Invite your employees to reach out. Keep your door literally and figuratively open so that people know they can come to you if something is going on. If you are often on the road, let your team members know they can call, text, or email you. And: make sure you actually respond!

A safe foundation is important. Read more here about how to ensure mutual trust in your organization.

Tip 2 - Name what you see

Many workplace conflicts are beneath the surface. They aren't visible, but you can feel the tension in the air.

It can become an elephant in the room: everyone knows it's there, but no one talks about it. And meanwhile, that elephant just keeps growing to unmanageable proportions.

Don't let that happen in your team. If you notice a conflict brewing, it's best to invite those involved for a cup of coffee. Make the situation discussable by naming what you see happening. Do this objectively, keeping it as factual as possible. Let both parties have their say, and then come to a joint evaluation. But more on that later.‍

Tip 3 - Look for the story behind the conflict

It takes two to tango.

It is therefore not advisable to try to point fingers or assign blame for the disagreement. It is usually more interesting and effective to look for the story behind the story. Why did the conflict at work start in the first place?

Is it about a procedure not being followed? Then it's worth looking into why that happened. Perhaps the procedure isn't clear to the colleague, or it no longer fits current insights. Or perhaps the employee has come up with a handier way of working that is actually more efficient. By shifting the focus from the people to the problem itself, you can arrive at surprising insights that you can further develop into something that moves the organization forward.

Also read: These skills you should learn to become a good manager.

Tip 4 - The work: the common denominator

A workplace conflict has something that a private argument lacks: there is always a common goal. After all, you both work at the same company. You can't just decide not to show up anymore, unless you want to risk losing your job, of course. This common denominator can be a great reason to work toward a solution.

De klant rekent erop dat er diensten worden verleend en er moet productie gedraaid worden. Het wordt dus van de medewerkers verwacht om zich professioneel op te stellen. Hoe kunnen ze als collega’s ervoor zorgen dat ze samen met jou verder blijven bouwen aan het bedrijf? En hoe kun jij ze daarbij ondersteunen? 

Tip 5 - Samen de toekomst in

Soms kan het een paar gesprekken duren voordat je zover bent, en soms is het nodig om een externe mediator in te schakelen om het probleem nog neutraler aan te vliegen. Toch komt het moment dat je afspraken met elkaar kunt maken over de toekomst. In een enkel geval besluit een van de medewerkers om uit het team te stappen, maar doorgaans klaart een goed, warm-zakelijk gesprek de lucht zodanig, dat er weer samengewerkt kan worden.

Het is handig om de gemaakte afspraken duidelijk vast te leggen. Niet als een contract, maar meer als een gemeenschappelijke ‘zo zijn onze manieren’. Wat verwacht je van elkaar, hoe ga je met elkaar om? Maak elkaar verantwoordelijk op het naleven van de afspraken. Dat ligt niet alleen bij jou als manager, ieder teamlid draagt daarin zijn of haar eigen verantwoordelijkheid. Alle gesprekspartners kunnen elkaar (en jou!) dus aanspreken als ervan wordt afgeweken.‍

Tip 6 - Neem het team mee

Besteed voldoende aandacht aan het team als geheel. De collega’s die niet rechtstreeks betrokken waren bij de onenigheid, hebben er namelijk ongetwijfeld een staartje van meegekregen. Het kan voor onrust en roddels hebben gezorgd, en het werkplezier negatief hebben beïnvloed. 

Houd dus ook daar die roze olifant niet in stand. Laat ook het team op een neutrale wijze weten dat de lucht weer geklaard is en dat er positieve dingen zijn voortgekomen uit een lastige situatie. Het kan bijvoorbeeld een goed idee zijn om de bevindingen en conclusies te verwerken in teamsessies. Doe dat luchtig en toekomstgericht. 

Tip 7 - Inzicht in ieders gebruiksaanwijzing

We zijn allemaal mensen, met ieder zijn eigen gebruiksaanwijzing en eigenaardigheden. Het kan soms lastig zijn, als al die persoonlijkheden samenkomen op één plek: het werk. Vaak weet je zelf eigenlijk niet precies waarom je doet wat je doet, of begrijp je totaal niet waarom je collega zo reageert. 

Het in teamverband doen van een drijfveren-analyse, waarbij talenten en karaktereigenschappen op een neutrale, positieve wijze worden verduidelijkt kan het wederzijds begrip en waardering verstevigen. Het biedt ook een mooie kapstok om later, met humor en begrip, op terug te vallen als een situatie dreigt te escaleren. 

Maar hoe komen je collega's erachter wat hun drijfveren en talenten zijn? Door te werken aan hun professionele ontwikkeling! Lees deze blog en kom erachter hoe je dit kunt stimuleren.

Meer tips nodig?

‍Wij kunnen je op weg helpen. Met onze eigen best practices, maar ook met online communicatie-ideeën, het toegankelijk maken van interessante tests of hulpmiddelen. Neem daarom gerust contact met ons op!